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Centro de ayuda
Guías paso a paso para usar Your Clinic Heart, en tono de manual. Cada una indica, debajo de su título, cuándo y contra qué se comprobó.
62 guías
Pacientes
El portal del paciente y las reservas por internet.
- Acceso al portal del pacienteConsultar, confirmar, cambiar o cancelar sus citas, firmar documentos y mantener sus datos al día, sin usuario ni contraseña.
- Cambiar o cancelar una cita desde el portalCancelar una cita o cambiar su fecha y hora sin llamar a la oficina, mientras la cita no haya comenzado.
- Cancelación tardíaCada clínica define su ventana de cancelación sin costo (48 horas, salvo que configure otra) y decide si cobra por inasistencia. Cancelar dentro de la ventana tiene…
- Completar la información del paciente en la tabletaPermite al paciente, en la sala de espera, completar los datos que faltan en su ficha y firmar los documentos de la clínica (por ejemplo, el aviso de privacidad o el…
- Encuesta de experiencia del pacienteRecoger, de forma anónima, la opinión del paciente sobre su visita (reservar, llegar, estacionarse, el trato y la espera) para que la clínica sepa qué mejorar.
- Página de la cita (enlace seguro)Consultar el detalle de su cita (dónde ir, a qué hora llegar y cómo prepararse) y confirmarla sin usuario ni contraseña, desde el enlace que le envía la clínica.
- Registro de llegada en el kioscoPermite al paciente registrar por sí mismo su llegada a la cita del día en la pantalla táctil de la oficina, sin pasar por el mostrador.
- Reservar como paciente registradoPermitir que un paciente ya registrado reserve una nueva cita sin volver a ingresar sus datos.
- Reservar una cita por internet (paciente nuevo)El paciente reserva su primera cita desde cualquier celular o computadora, sin crear usuario ni contraseña. También puede hacerlo un familiar: todos los datos que se…
- Tarjeta de garantíaLas clínicas que cobran por inasistencia solicitan una tarjeta al reservar para garantizar la cita. Al reservar no se realiza ningún cobro.
- Uso del portal del pacienteGestionar sus citas y sus datos sin llamar a la oficina: confirmar citas, consultar la preparación, firmar documentos, unirse a la lista de espera y mantener sus…
Recepción
El trabajo diario del mostrador: citas, llegadas y llamadas.
- Acceso del personal y verificación en dos pasosIdentifica a cada persona de la clínica con su propia cuenta y la lleva a la pantalla de su rol, protegiendo el acceso a la información de los pacientes. La…
- Activación de la cuenta del personalPermite que cada persona de la clínica active su cuenta y cree su propia contraseña a partir de una invitación por correo, sin que nadie más la conozca ni la maneje.
- Cobro de citas de pago propioPermite a recepción cobrar al paciente de pago propio el precio que la clínica fijó para el tipo de cita, en efectivo, por ATH Móvil o con tarjeta, y anular o…
- Código de verificación al celular del pacienteEl código de verificación es un número de 6 dígitos que Your Clinic Heart envía al celular del paciente para comprobar que ese teléfono le pertenece. Se envía primero…
- Crear una cita desde recepciónReservar una cita para un paciente que llama o se presenta en la oficina, esté registrado o no. Recepción puede reservar citas para el mismo día: no le aplica la…
- Enlace protegido con la información del referidoCuando la oficina envía la información del referido a un número que no es el del paciente, el enlace está protegido: antes de mostrar nada, solicita la fecha de…
- Hoja del díaPresenta en una sola página todas las citas del día y lo que queda por marcar o por cerrar antes del cierre. Sirve para repasar el día por la mañana y para cerrarlo…
- Lista de llamadas de confirmaciónReúne las citas de hoy y de los tres días siguientes que el paciente aún no ha confirmado, para que recepción las confirme por teléfono y registre el resultado de…
- Lista de pacientesMuestra a todos los pacientes de la clínica en una sola lista, sin necesidad de buscarlos por nombre. Permite identificar a cada paciente, localizar a quienes se…
- Mi cuenta y cambio de contraseñaLa pantalla «Mi cuenta» muestra el nombre, el correo y el rol de la persona que inició sesión, y permite cambiar su contraseña indicando la actual y la nueva. Está…
- Pantalla de recepciónReúne en una sola pantalla el trabajo diario del mostrador: el resumen del día, las llegadas, las listas de seguimiento, la creación de citas y la búsqueda de…
- Pantalla de turnos de la sala de esperaInforma a los pacientes de la sala de espera, en el TV, de quién está pasando y del orden de espera, sin exponer información protegida: solo muestra el nombre de pila…
- Pase a sala: vitales, consulta y salidaPermite al personal de enfermería o de pasillo registrar el paso físico del paciente: de la sala de espera a vitales, de vitales a la consulta con el proveedor y su…
- Proveedor ausente: marcarlo fuera y reubicar sus citasCuando un proveedor no puede acudir, recepción lo marca fuera para las fechas afectadas. Su agenda deja de ofrecer horas, sus citas pasan a «Citas por reubicar» y…
- Registro de inasistencia (no-show) en recepciónRegistrar desde recepción que un paciente no acudió a su cita del día. El registro no realiza ningún cobro: si corresponde, genera un cargo pendiente que revisa la…
- Registro de llegada del pacienteRegistrar la llegada del paciente, completar su lista de verificación (setup) y dejarlo listo para pasar a sala.
- Verificación del teléfono del pacienteConfirmar que el teléfono registrado pertenece al paciente, para saber que recibe los avisos de sus citas. Los teléfonos sin confirmar se muestran como «Contacto sin…
- Vista en vivo de la oficina (Clínica en Vivo)Muestra en tiempo real el estado de la oficina durante el día: qué pacientes faltan por llegar, cuáles esperan, cuáles están en vitales o con el proveedor y cuánto…
Administración
La configuración de la clínica y sus reportes.
- Agenda de CitasMuestra el mes completo de la clínica: el número de citas de cada día, su reparto por proveedor y el detalle de quién viene. Responde cómo va el mes, qué días están…
- Asistente de configuración (IA)El asistente de configuración es un chat con inteligencia artificial: se le consulta cómo configurar la agenda y responde si es posible, qué pantalla modificar y qué…
- Avisos a mi equipoConfigura los reportes automáticos que la clínica envía a su propio personal: proveedores, administración y recepción. Es independiente de los mensajes a los…
- Bitácora de actividadRegistro de auditoría de la clínica: muestra quién realizó cada acción y cuándo, con búsqueda y filtros, para la rendición de cuentas y el cumplimiento.
- Bloqueos por no-shows y pacientes en riesgoReúne a los pacientes que alcanzaron el límite de no-shows de la clínica, a los ya bloqueados y a los que están a un no-show del límite, para que la administración…
- Checklist de PacientesDefine lo que recepción verifica con cada paciente en la sala de espera antes de pasarlo a la oficina. Cada clínica establece sus líneas y su orden, y puede definir…
- Citas sin tarjeta guardadaLa pantalla «Sin tarjeta» reúne las citas de los próximos 30 días cuyo paciente aún no tiene una tarjeta guardada válida. Sin tarjeta, si el paciente no asiste, no se…
- Cobros de no-showPantalla de trabajo para cerrar las citas pasadas que quedaron sin resultado y gestionar los cargos por no-show y por cancelación tardía: cobrar, descartar,…
- Códigos de cita especialUn código de cita especial abre una cita adicional al final de cada día que atiende su proveedor, a la misma hora que la última cita, aunque el día esté lleno. Está…
- Conexión con Stripe y prueba de cobroConectar la cuenta de Stripe de la clínica, imprescindible para cobrar los no-shows; consultar cómo se reparte cada cobro, y comprobar con un cobro de prueba de $1…
- Cupos de citas por díaFija cuántas citas al día da cada proveedor, en total o por tipo de cita, todos los días o un día concreto de la semana. La misma pantalla muestra cuántos pacientes…
- Datos generales de la clínicaReúne la identidad de la clínica: su nombre, sus datos de contacto, su marca (logo, ícono y colores) y su zona horaria. De esta pantalla salen el teléfono y el correo…
- Enlaces de los mensajes y enlaces en inglésPor SMS y WhatsApp, los enlaces de los mensajes pueden salir con el dominio corto cita.care en lugar de yourclinicheart.com; el correo no cambia. Además, un enlace…
- Firma en línea de los acuerdos con Your Clinic HeartPermite a la clínica firmar en línea los dos acuerdos con Your Clinic Heart, el BAA y el acuerdo de servicio, en una página que se abre con el enlace del correo, sin…
- Formularios del pacientePermite a la clínica redactar, en español y en inglés, los documentos administrativos y legales que firma cada paciente: aviso de privacidad, contrato con la clínica…
- Historial de envíosMuestra lo que efectivamente se envió: cada mensaje, su destinatario, su canal, su hora y si la operadora lo entregó. Es la pantalla que debe consultarse cuando un…
- Horario de la oficina y días de cierreDefine el horario de la oficina y los días en que la clínica no atiende (feriados, vacaciones, reuniones de personal). El horario de la oficina es el límite de la…
- Marca y websiteReúne todo lo que la clínica muestra y reparte hacia afuera: la dirección y el contenido de su website, el orden de su equipo, sus términos y los enlaces etiquetados…
- Mensajes a pacientesReúne en una sola pantalla todos los avisos que el sistema envía al paciente: el texto de cada uno, su idioma, su canal y si está encendido. Los textos no se editan;…
- Panel de administraciónEs la pantalla de entrada de la administración. Resume cómo va la clínica hoy y en el mes, reúne lo que necesita atención y da acceso a toda la configuración. Solo…
- Pantallas de la oficinaReúne el enlace y la cuenta de cada pantalla de la oficina: pantalla de turnos (TV), kiosco de llegada, pase a sala, tableta de completar perfil y Clínica en Vivo.…
- Payer mix por proveedorEquilibra la agenda de cada proveedor por plan médico: qué planes acepta, en qué orden, cuántas citas al día puede ocupar cada categoría o plan y cuántas se guardan…
- Personal de la clínicaPermite a la administración crear las cuentas de la clínica, asignar a cada una su rol y sus permisos, y controlar quién tiene acceso. Las cuentas de persona entran…
- Planes médicos y categoríasDefine el catálogo de la clínica: las categorías de plan y los planes médicos que acepta dentro de cada una, en el orden en que el paciente los ve al reservar. Cada…
- Proveedores: alta y configuraciónPermite dar de alta a los proveedores de la clínica y configurar la agenda de cada uno: sus datos y su acceso, su itinerario semanal, los tipos de cita que atiende,…
- Qué falta por configurarLista guiada de todo lo que debe configurarse para que la clínica pueda abrir reservas. Indica, en orden, qué está hecho y qué falta, y cada paso conduce a la…
- Regla de no-shows y cobroReúne la política de la clínica sobre los no-shows: si se cobra, el monto del cargo, el límite de reembolso de recepción y el número de no-shows a partir del cual un…
- Reglas de operaciónDefine las políticas de la clínica que rigen las reservas, las edades de los pacientes, las cancelaciones, las citas sin confirmar, las alertas de la oficina y el…
- ReportesTablero de reportes de la clínica, filtrable por fechas, proveedor y tipo de cita y organizado en pestañas. Todos los datos se presentan agregados, sin nombres de…
- Seguridad de la administraciónProtege con la verificación en dos pasos la cuenta de administrador, que tiene acceso completo, y permite a la administración exigir ese segundo factor a todas las…
- Su cuenta con Your Clinic HeartReúne la cuenta de la clínica con la plataforma: los acuerdos firmados con Your Clinic Heart y el pago de la suscripción, que la administración puede consultar y…
- Términos y condiciones de la clínica«Términos y condiciones» es la página con la política de citas de cada clínica: la que el paciente acepta al reservar. Consta de dos partes: el texto que la clínica…
- Tipos de cita y duraciónDefine cada tipo de cita que ofrece la clínica: su clase, su duración, los pacientes por bloque, los días y horarios en que se ofrece, los proveedores que lo…
Los montos y los plazos que mencionan las guías (por ejemplo, 48 horas) son los que configure cada clínica.
Si es paciente y tiene una pregunta sobre su cita, comuníquese con su clínica: aquí no se atienden citas.