Proveedores: alta y configuración

Propósito

Permite dar de alta a los proveedores de la clínica y configurar la agenda de cada uno: sus datos y su acceso, su itinerario semanal, los tipos de cita que atiende, su calendario por fecha y sus semanas abiertas. La capacidad corresponde a cada proveedor, no a la clínica: cada agenda es individual.

Ubicación

«Panel de administración» → «Configuración de la clínica» → «Agenda y disponibilidad» → «Proveedores». Un aviso en la parte superior recuerda que estos cambios afectan cuántos pacientes caben al día, con un enlace a Cupos.

Alta de un proveedor

1. Abra el formulario de alta, encima de la lista de proveedores.
2. Si no se trata de una persona sino de un programa o servicio de la clínica, marque primero «Es un servicio de la clínica, no una persona». Esta condición se fija al crearlo y no puede cambiarse después.
3. Escriba el nombre, con su título, y seleccione la especialidad, o cree una nueva desde el mismo desplegable. A un servicio no se le solicita especialidad.
4. Indique el correo y el teléfono. Son de uso interno: sirven para enviarle sus reportes de agenda y su acceso, y no se muestran en ninguna pantalla ni mensaje que vea el paciente.
5. Con correo, la casilla «Crear su acceso y enviarle el correo de bienvenida» aparece marcada: se crea su cuenta para su propia pantalla y recibe la invitación con una guía. Desmárquela si aún no desea invitarle.
6. Marque los tipos de cita que da. Vienen marcados los que dan todas las demás personas activas (sin contar los servicios), o, si es la primera persona de la clínica, los de paciente nuevo y de seguimiento; a un servicio no se le marca ninguno: márquele el suyo.
7. Pulse «Crear».

Ficha del proveedor

Cada proveedor aparece como una ficha desplegable, con su especialidad y su estado; los servicios llevan además la marca «Servicio». La ficha contiene:

• «Datos y planes»: lo guardado se lee como un resumen: nombre, especialidad, «Foto (para el website)», «Estado» («Recibe citas» o «No recibe citas»), correo, teléfono, «Semanas abiertas para reservar» y «Nombre en el EHR» («El mismo de arriba» si no tiene otro), con «✓ Guardado» y su botón «Editar». «Editar» abre esos campos; se guardan con «Guardar», y «Cancelar» descarta lo escrito sin cambiar nada. Debajo, fuera de ese «Editar», van sus dos NPI, que tienen su propio recuadro y su propio botón, y un resumen de los planes que acepta, que se configuran en Payer mix.
• Acceso: el estado de su cuenta (activa, con el correo con que entra, o invitación sin activar). Mientras no esté activada, permite reenviar el correo de bienvenida o copiar el enlace de activación.
• «Itinerario»: la semana de trabajo, que se lee como un resumen con «✓ Guardado» y su botón «Editar» (véase «Itinerario semanal»). Incluye la casilla de permitir citas acortadas, marcada por defecto, que el resumen muestra en «Citas acortadas» como «Permitidas» o «No permitidas»: si se desmarca, al proveedor nunca se le asigna una cita más corta que su duración, aunque el tipo de cita tenga duración mínima. La cambian la administración, aquí, y el propio proveedor desde «Mi configuración» («Mi horario»); a la administración le llega el aviso.
• «Tipos de cita que acepta»: los tipos que da este proveedor. El resumen los muestra por su nombre, con «✓ Guardado» y su botón «Editar»; si no da ninguno, lo indica en un aviso destacado. «Editar» abre las casillas, que se guardan con su propio «Guardar»; «Cancelar» descarta lo marcado sin cambiar nada. Marcar o desmarcar aquí solo cambia a este proveedor (véase la sección siguiente).
• «Calendario»: los ajustes por fecha y el botón «Compartir calendario de citas».

Tipos de cita que acepta

Cada proveedor tiene su propia lista: da los tipos que tiene marcados, y ninguno más. Marcar o desmarcar un tipo en una ficha no cambia lo que dan los demás. Un tipo sin marcar no se le ofrece a ese proveedor, ni en el portal ni en recepción; un proveedor sin ningún tipo marcado no se ofrece para nada. Un servicio da solo los tipos que se le marquen.

Al desmarcar un tipo y pulsar «Guardar», antes de guardar, el sistema indica, si los hay:

• cuántas citas futuras de ese tipo tiene el proveedor. Se quedan como están; si hubiera que moverlas, recepción tendrá que darlas con otro proveedor (o volver a marcar el tipo);
• cuántos de sus códigos de cita especial incluyen ese tipo y dejarán de dar citas de él;
• cuántos pacientes vuelven con este proveedor para sus seguimientos. Siguen con él, pero sin el tipo de seguimiento, el portal no les ofrecerá horas de ese seguimiento con este proveedor;
• si nadie más da ese tipo: dejará de poder reservarse, en el portal y en recepción. La administración sí puede dejar un tipo sin nadie.

Estas marcas son las mismas que «Proveedores que aceptan este tipo», en «Tipos de cita y duración», que avisa de lo mismo al quitar a un proveedor. El propio proveedor puede cambiar las suyas desde «Mi configuración» («Los tipos de cita que doy»), solo entre los tipos de su especialidad, y no puede quitarse un tipo del que es la única persona que lo da: eso lo hace la administración.

Itinerario semanal

Lo guardado se lee como un resumen: «Horario» (por ejemplo, Lun–Vie 8:00 AM – 4:00 PM), «Descansos» (o «Sin descansos»), «Duración del bloque», «Duración de cada tipo» y «Citas acortadas» («Permitidas» o «No permitidas»), con «✓ Guardado» y su botón «Editar». «Editar» abre los campos; pulse «Guardar horario» para guardar o «Cancelar» para descartar lo escrito sin cambiar nada. Tras guardar, la ficha permanece en el resumen, con los valores nuevos y «✓ Guardado ahora». Un proveedor que aún no trabaja ningún día muestra los campos abiertos directamente.

• Días de trabajo con su hora de inicio y de fin. Fuera del horario de la oficina no se ofrecen citas.
• Hasta dos descansos, aplicables a todos los días; en ellos no se ofrecen citas.
• Duración del bloque: cada cuánto se ofrece una hora de inicio; no es la duración de la cita. El sistema advierte si un tipo de cita deja minutos sin usar con ese bloque.
• Duración de cada tipo de cita con este proveedor: vacía, se usa la del tipo de cita; con un número, queda fijada solo para este proveedor.
• Si el cambio deja fuera citas ya reservadas, al pulsar «Guardar horario» el sistema indica cuántas antes de guardar («Antes de guardar»), con «Sí, guardar» y «No, volver». Esas citas pasan a «Citas por reubicar», el paciente recibe un aviso (si la clínica tiene ese mensaje activado) y no se le cobra nada. Al devolver las horas, las citas que vuelven a caber regresan a la agenda. Los descansos y las duraciones no mueven citas.

Calendario por fecha

• Prevalece sobre el itinerario en esa fecha. Al tocar un día puede darlo libre, cambiar su horario, abrir un día adicional o fijar un tope de pacientes.
• Permite seleccionar varios días y ajustarlos a la vez, por ejemplo, para unas vacaciones.
• El tope de un día cuenta todas las citas de ese día, de cualquier tipo. Si ya hay más citas que el tope, no se cancela ninguna: el día solo deja de ofrecer horas. Las citas especiales con código no cuentan.
• Si un ajuste deja citas fuera, antes de guardar el sistema indica cuántas («Antes de guardar»), con «Sí, guardar» y «No, volver», igual que en el horario semanal; al confirmar, pasan a «Citas por reubicar», sin cargo. Al devolver el día, el sistema indica también cuántas citas vuelven a la agenda. Un ajuste que no mueve ninguna cita se guarda sin preguntar.
• Los días cerrados de toda la clínica no se modifican aquí, sino en Horario y días de cierre.

Consideraciones

• «Semanas abiertas para reservar» indica cuántas semanas hacia adelante puede reservar el paciente con ese proveedor (de 1 a 104). Cada proveedor tiene la suya: se lee en el resumen de «Datos y planes» y se cambia con su «Editar».
• La especialidad es la que aparece bajo su nombre en el website; no determina qué tipos de cita atiende.
• La foto se recorta y se encuadra con zoom al seleccionarla, y puede reajustarse después con la opción de editar foto. Se selecciona tras pulsar «Editar» en «Datos y planes» y no se publica en el website hasta pulsar «Guardar».
• «Nombre en el EHR» solo es necesario si en el EHR el proveedor figura con otro nombre.
• Los NPI (10 dígitos cada uno) van en su propio recuadro, con dos campos: «NPI individual (NPI-1)», el de la persona, y «NPI de la organización (NPI-2)», el de la LLC o el grupo, que es opcional. Solo el individual aparece en la información para el referido que el paciente entrega a su proveedor de cuidado primario; si está vacío, el documento indica que se solicite a la oficina, aunque haya NPI de la organización.
• Debajo de cada número, el sistema consulta el registro federal (NPPES) e indica a quién pertenece. Avisa si el NPI individual es de otra persona o de una organización, o si el de la organización es de una persona; en esos dos últimos casos ofrece pasarlo al otro campo con «Pasarlo a “NPI de la organización”» o «Pasarlo a “NPI individual (NPI-1)”». El cambio no se guarda hasta pulsar «Guardar NPI», y los avisos nunca impiden guardar.
• Una vez guardados, los NPI se muestran como guardados, con «Editar» para cambiarlos; al editar, «Cancelar» descarta lo escrito.
• Un servicio de la clínica no aparece en el website, no recibe primeras visitas por reparto, no fija el proveedor de los seguimientos y no tiene foto ni acceso. Si se creó por error, desactívelo y créelo de nuevo.
• «Compartir calendario de citas» genera un enlace de solo lectura con sus citas por día, sin nombres de pacientes, y otro para suscribirlo en el calendario del teléfono. No requiere contraseña, por lo que debe compartirse solo con el proveedor. Pueden enviarse al proveedor por correo o por SMS.
• Para desactivar a un proveedor, pulse «Editar» en «Datos y planes» y desmarque la casilla de activo. El sistema indica cuántas citas futuras tiene y solicita confirmación antes de habilitar «Guardar». Esas citas no se mueven ni se cancelan: el proveedor deja de ofrecerse para citas nuevas y su acceso también se desactiva. Para una ausencia, utilice «Proveedor fuera (emergencia)» en recepción, que tiene su propia guía.
• Las especialidades de la clínica figuran al final de la pantalla: puede cambiarles el nombre (el cambio se aplica en todas partes) y borrar las que no se usen.
• Los cambios que el proveedor hace por su cuenta desde «Mi configuración», incluidos los tipos de cita que da, llegan a la administración como aviso en el panel.

Calendario compartido

Es la página que abre el enlace de «Compartir calendario de citas». La dirección termina en /c/ seguido de un código corto (por ejemplo, /c/<código>). Se abre sin usuario ni contraseña y es de solo lectura: desde ella no se modifica nada.

Contenido:

• En la parte superior, el nombre del proveedor y «Tu calendario — citas por día (solo lectura)».
• El mes, con «‹ Mes anterior» y «Mes siguiente ›» para desplazarse.
• Tres totales del mes: «Citas del mes», «Nuevos» y «Seguimientos». Si ese mes hay citas de otro tipo, aparece un cuarto, «Otros».
• Un día por fila, solo los días de trabajo o con citas. Cada fila indica cuántas citas tiene y cuántas son de paciente nuevo y de seguimiento, o «Sin citas». El día actual se marca con «Hoy», los días pasados aparecen atenuados y, en el mes en curso, la página se abre en el día de hoy (o en el siguiente de la lista).
• «Ver horas», en un día con citas, muestra cada cita: la hora, si es «Nueva», «Seguimiento» o «Cita», y sus requerimientos (como el ayuno) en ámbar. Sin nombres.
• «Añadir a mi calendario» lo suscribe en el calendario del teléfono. Debajo, la página advierte que ese calendario se actualiza cuando él lo decide (normalmente cada varias horas): para ver la información al momento, abra este enlace.
• Al pie: «Por privacidad, este calendario muestra solo cantidades, sin nombres de pacientes.».

Consideraciones:

• Cuenta las citas reservadas, confirmadas y ya atendidas. Las canceladas y las de pacientes que no se presentaron no se cuentan.
• En el calendario del teléfono, cada cita aparece como un bloque «Cita», con «(Nuevo)» o «(Seguimiento)» y sus requerimientos, sin nombres (en inglés, si la clínica trabaja en inglés). Abarca desde una semana atrás hasta unos cuatro meses adelante.
• El enlace es siempre el mismo para ese proveedor: pulsar de nuevo «Compartir calendario de citas» devuelve el mismo. No caduca ni requiere contraseña; la pantalla de «Proveedores» indica que se comparta con el proveedor.
• Si el enlace no funciona, aparece «Enlace inválido o vencido. Pídele al administrador uno nuevo.», con el botón «Entrar con mi cuenta»: si en ese navegador ya se inició sesión en la clínica, lleva a su acceso del personal. Ocurre si el código está mal escrito o si el proveedor está desactivado. También, durante un tiempo, si se abre muchas veces seguidas desde la misma conexión de internet (más de 60 en 15 minutos).