Asistente de configuración (IA)

Propósito

El asistente de configuración es un chat con inteligencia artificial: se le consulta cómo configurar la agenda y responde si es posible, qué pantalla modificar y qué valor introducir. Solo aconseja: no modifica nada. Los cambios los realiza la administración, en cada pantalla.

Ubicación

«Panel de administración» → «Configuración de la clínica» → «Agenda y disponibilidad» → «Asistente de configuración (IA)», el último botón del grupo.

Acceso

• Solo la administración, incluida la de una clínica que aún está en proceso de alta. Recepción y el proveedor no tienen acceso.
• Si la clínica exige la verificación en dos pasos, es necesario tenerla activada, como en el resto del panel.
• En la demostración no responde: cada pregunta utiliza un servicio de IA de pago, y la pantalla lo indica.

Contenido de la pantalla

• Un aviso fijo, que no puede cerrarse: «No escribas nombres ni datos de pacientes: el asistente solo ve la configuración.». Debajo se explica que utiliza un servicio de inteligencia artificial externo (Anthropic), que recibe únicamente la configuración de la clínica y lo que se escribe en el chat.
• «Solo aconseja: no cambia nada. Los cambios los haces tú, en cada pantalla.»
• «Puedes empezar por aquí»: cuatro preguntas de ejemplo que se envían con una sola pulsación. La primera pregunta qué configurar para que un proveedor acepte cierto número de pacientes nuevos y de seguimiento al día a partir de una fecha, y utiliza el nombre de uno de los proveedores de la clínica, si la clínica tiene alguno. Las demás preguntan cuántos pacientes caben al día a cada proveedor, dónde se impide reservar por internet con menos de 2 días de anticipación y cómo marcar una semana de vacaciones de un proveedor.
• El campo «Escribe tu pregunta…», con el botón «Enviar» y, debajo, el número de preguntas que quedan en la conversación.

Procedimiento

1. Escriba la pregunta o pulse una de las preguntas de ejemplo. La tecla Enter la envía; Mayúsculas + Enter inserta un salto de línea.
2. Mientras trabaja, el asistente indica lo que está haciendo: «Pensando…», «Leyendo la configuración de la clínica…» o «Comprobando con el motor de cupos…». La respuesta se muestra a medida que llega.
3. Lea la respuesta. Cuando indica qué pantalla modificar, incluye un botón con el nombre de esa pantalla y una flecha, que la abre.
4. Realice el cambio en esa pantalla y guárdelo allí.
5. Vuelva al asistente: la conversación se conserva en la pestaña.

Funciones

• Leer la configuración de la clínica: proveedores (horario, descansos, semanas abiertas, tipos de cita que atienden, planes que aceptan), tipos de cita, cupos, días cerrados, horario de oficina, planes, payer mix, las reglas de reservas y de no-shows, y los códigos de cita especial existentes.
• Comprobar con el motor de cupos, el mismo que utiliza la reserva, cuántas citas caben a un proveedor en una fecha y si es viable un reparto (por ejemplo, 10 pacientes nuevos y 5 de seguimiento).
• Simular qué pasaría si ese día tuviera otros cupos, sin guardar nada.
• Remitir a once pantallas, siempre con su nombre real: «Proveedores», «Tipos de cita y duración», «Cupos», «Horario y días de cierre», «Códigos de cita especial», «Planes», «Payer mix», «Regla de no-shows y cobro», «Reglas de operación», «General» y «Qué falta por configurar».

Limitaciones

• No modifica nada: no tiene forma de guardar.
• No ve pacientes ni citas, ni siquiera cuántas hay. Tampoco el teléfono ni el correo de la clínica o de los proveedores, ni el texto de los códigos de cita especial.
• Su cálculo corresponde al mejor caso: el día vacío y las citas consecutivas. No tiene en cuenta las citas ya reservadas ni los topes del payer mix, por lo que una agenda real con huecos admite menos.
• No dirige a otras pantallas: un enlace a cualquier otro destino se muestra como texto, sin botón.
• No reconoce nombres: de ahí el aviso fijo de no escribir datos de pacientes.

Mensajes no permitidos

Si la pregunta contiene un teléfono, un correo o un número de seguro social, no se envía y la pantalla indica el motivo; por ejemplo: «No se envió: parece que el mensaje lleva un número de teléfono. Aquí no se escriben datos de pacientes. (Si era una hora, escríbela así: 8:00.)». Las fechas sí pueden escribirse.

Límites de uso

• 20 preguntas por conversación. Después, «Nueva conversación» inicia otra.
• Un máximo de uso diario por clínica. Al alcanzarlo, se muestra «Tu clínica llegó al máximo de uso del asistente por hoy. Vuelve mañana: el resto del sistema funciona igual.».
• Si una respuesta falla, aparece una frase que explica lo ocurrido, una línea «Código: …» para comunicarlo a soporte y, en la mayoría de los casos, «Intentar otra vez».
• Si la plataforma no lo tiene activado, se indica al abrirlo («El asistente todavía no está activado en esta plataforma»…). El resto de la configuración funciona con normalidad.

Consideraciones

• La conversación no se guarda en el servidor: se conserva en esa pestaña. «Nueva conversación» la borra, y al cerrar la pestaña se pierde.
• Del uso, el sistema guarda solo cifras (cuántas preguntas y cuánto costaron), sin ninguna palabra de la conversación.
• No es la conexión con el EHR: Your Clinic Heart dispone también de una conexión con el EHR que la clínica puede activar; esa conexión crea fichas y citas en el EHR, mientras que este asistente solo lee la configuración y responde.