Crear una cita desde recepción

Propósito

Reservar una cita para un paciente que llama o se presenta en la oficina, esté registrado o no. Recepción puede reservar citas para el mismo día: no le aplica la antelación mínima del portal.

Ubicación

Pantalla de Recepción → «➕ Nueva cita». El formulario «Crear nueva cita» está en la columna «Agendar y pacientes», dentro de «Citas nuevas y buscar pacientes».

Procedimiento

1. En «Busca por teléfono para reservar», escriba el teléfono completo, sus últimos cuatro dígitos o el nombre, y pulse «Buscar». Si la búsqueda es parcial, seleccione al paciente en la lista con «Crear nueva cita».
2. Si el paciente no está registrado, complete nombre, apellido, teléfono, fecha de nacimiento, sexo (si se desconoce, deje «Sin dato (preguntar)») y plan médico, y pulse «Registrar». No se requiere código de verificación. El campo del plan médico aparece con el primer plan de la lista ya seleccionado: cámbielo por el del paciente antes de registrar. Antes de pulsar «Registrar», léale al paciente el texto de los mensajes que muestra el formulario (el mismo que acepta al reservar por internet): al registrarlo quedan aceptados de palabra, con la política de la clínica. Si dice que no quiere recibir mensajes, regístrelo igual y, en su ficha, pulse «Registrar que lo retiró».
3. Si al paciente le corresponde más de un tipo de cita, seleccione uno en «¿Qué tipo de cita?». Si solo le corresponde uno, el sistema lo asigna, lo indica y abre el calendario.
4. En «Escoge día y hora», seleccione el día y la hora. El calendario abre en el primer día con horas disponibles, que puede ser el día actual. El proveedor se asigna automáticamente (en un seguimiento, el mismo proveedor del paciente); puede seleccionar otro. Los proveedores que no pueden seleccionarse aparecen deshabilitados con el motivo; si la clínica tiene pago propio, el que no acepta el plan puede seleccionarse y la cita se registra como pago propio.
5. Seleccionar la hora no reserva la cita: el sistema muestra «Seleccionado:» con la fecha y la hora. Si corresponde, marque los requerimientos de la cita (por ejemplo, ayuno); los que el tipo de cita incluye por defecto aparecen ya marcados. Son informativos, el paciente los ve en el enlace de su cita y no afectan los cupos. Si el plan del paciente exige referido para esa cita, el sistema lo indica en ese momento. Si la clínica cobra el cargo de reserva y el paciente no tiene tarjeta guardada, aparece la casilla «El paciente no tiene tarjeta de crédito y acepta de palabra la política de balance en efectivo», con el texto de la política para leérselo; al marcarla queda registrado quién lo marcó y cuándo. Sin marcarla, la cita se reserva igual.
6. Pulse «Reservar cita». El sistema muestra «¡Cita reservada!» con la fecha, la hora y el proveedor. Si la cita requiere referido, permite imprimir la información que necesita el proveedor de cuidado primario (PCP) del paciente para emitirlo. «Reservar otra» deja el buscador vacío para el siguiente paciente.

Consideraciones

• «← Volver» regresa al paso anterior sin perder al paciente.
• No se permiten dos citas pendientes de la misma categoría para un mismo paciente. El sistema indica la cita existente, que puede cambiarse o cancelarse desde «Citas» del paciente.
• Si el día actual no admite más citas, el sistema indica qué tope está lleno y dónde se modifica. Los cupos y horarios dependen de la configuración de cada clínica.
• Si el plan del paciente no cubre el tipo de cita (o el proveedor seleccionado no acepta el plan) y la clínica tiene pago propio, el sistema lo indica y la cita se registra como pago propio, sin cambiar el plan de la ficha.
• Las horas guardadas para los primeros planes de la lista de un proveedor aparecen marcadas («Guardada (primeros planes)») y recepción puede asignarlas.
• Un paciente bloqueado no puede reservar por internet, pero recepción puede darle cita. Si el bloqueo lo hizo la administración, el sistema muestra el motivo y pide confirmación.
• Si el día escogido el paciente queda fuera de las edades que atiende la clínica (de fábrica, de 18 años en adelante; se configuran en «Reglas de operación»), el sistema muestra un aviso con la edad que tendrá ese día. La cita puede darse igual con «Sí, darle la cita igual», y queda registrado quién lo hizo.
• A un paciente con plan exento del cargo (por ejemplo, Plan Vital) no se le ofrece la casilla de la tarjeta de crédito del paso 5.
• La cita se crea sin confirmar. El paciente la confirma por mensaje, o recepción la marca como confirmada en la lista de llamadas.
• El teléfono de un paciente registrado desde recepción queda como «Contacto sin verificar» hasta que se verifique.
• El proveedor también puede registrar a un paciente nuevo desde su pantalla («Crear una cita» → «+ Paciente nuevo»), con este mismo formulario y las mismas reglas; su teléfono queda igualmente sin verificar. Esas citas son siempre con él, y puede darlas incluso un día u hora que no tiene disponible, después de confirmarlo en una nota.
• Para corregir datos de un paciente registrado, utilice «Editar paciente activo».