Personal de la clínica

Propósito

Permite a la administración crear las cuentas de la clínica, asignar a cada una su rol y sus permisos, y controlar quién tiene acceso. Las cuentas de persona entran con su correo y crean su propia contraseña; las de pantalla entran con un nombre de usuario.

Ubicación

«Panel de administración» → «Configuración de la clínica» → «Ajustes generales» → «Personal». La pantalla se titula «Personal (usuarios)».

• En la parte superior, la «Política de la clínica» sobre la verificación en dos pasos (véase la guía de seguridad de la administración).
• Debajo, el botón para agregar un usuario y una ficha plegada por cada cuenta, con el nombre, el correo o nombre de usuario, el proveedor vinculado si lo hay, si la cuenta ya se activó y si está activa.
• La pantalla indica también el tiempo de inactividad tras el cual se cierra la sesión del personal; ese valor lo fija el operador de la plataforma y no se modifica aquí.

Roles

Se presentan agrupados, con una descripción de cada uno:

• «Personas»:
• «Recepción»: el trabajo diario de la oficina (sala de espera, llegadas, citas, cobros de no-show y pacientes), con permisos que pueden concederse o retirarse por partes, como editar la información de los pacientes.
• «Administrador»: acceso completo, incluidos la configuración de la clínica y los reportes. Asígnelo solo a quien deba poder cambiar el funcionamiento de la clínica.
• «Proveedor»: cuenta personal de un proveedor, vinculada a su ficha. Solo ve lo propio: su agenda del día, su calendario (mover sus citas), «Crear una cita» en su propia agenda —también para pacientes nuevos, que registra con los mismos datos que pide recepción— y «Mi configuración». No accede a recepción, a la configuración de la clínica, a la lista ni a las fichas de los pacientes, ni a los cargos.
• «Pantallas (una cuenta para todas)»: una única cuenta para todos los aparatos de la oficina; al entrar, cada aparato elige qué pantalla es.
• «Por aparato»: las cuentas antiguas de una sola pantalla.

Procedimiento

1. Pulse el botón para agregar un usuario.
2. Seleccione el rol y, salvo para un proveedor, escriba el nombre.
3. Persona: indique su correo. No asigne contraseña: la persona recibe por correo una invitación para confirmar su correo y crear la suya (véase la guía de activación de la cuenta del personal).
4. Proveedor: escoja a qué proveedor corresponde; solo se ofrecen los que aún no tienen cuenta. El nombre y el correo no se escriben: salen de su ficha y se muestran sin poder cambiarse (el correo se cambia en «Proveedores»). Si su ficha no tiene correo, añádalo primero allí. Al pulsar «Crear su acceso y enviarle el correo de bienvenida», recibe el mismo correo de bienvenida, con la guía de su pantalla, que cuando su acceso se crea desde «Proveedores», y su ficha indica la fecha en que se envió.
5. Cuenta de pantallas: indique un nombre de usuario (sin espacios ni acentos) y una clave de al menos 8 caracteres (véase la guía de las pantallas de la oficina).
6. Pulse el botón de enviar la invitación (o el de crear, para una pantalla). El sistema indica si la invitación se envió por correo; si el correo no pudo enviarse, muestra un enlace de activación para facilitárselo a la persona.

Modificación de una cuenta

Al abrir la ficha, lo guardado se lee como un resumen de solo lectura (el nombre, el rol, si la cuenta está activa o inactiva y sus permisos), con «✓ Guardado» y el botón «Editar». Pulse «Editar» para abrir los campos con lo guardado, realice los cambios y pulse «Guardar»; «Cancelar» descarta lo escrito sin cambiar nada. Tras guardar, la ficha vuelve al resumen con «✓ Guardado ahora». Los botones de acceso (reenviar la invitación o enviar el enlace para restablecer la contraseña) y la verificación en dos pasos quedan fuera de «Editar», a la vista.

• Nombre y rol: no puede cambiarse el rol de la propia cuenta ni el de una cuenta de proveedor; esta se desactiva y se crea otra. Una cuenta con nombre de usuario no puede pasar a un rol de persona: cree una nueva con el correo.
• Permisos de recepción: actualmente hay uno, la edición de la información de los pacientes. La administración tiene acceso completo y no lleva permisos.
• Activa o inactiva: para retirar el acceso a una persona, pulse «Editar», desmarque la casilla de cuenta activa y guarde. Nadie puede retirarse su propio acceso.
• Acceso: si la persona aún no activó su cuenta, use «Reenviar invitación»; si ya la activó, el botón envía un enlace para restablecer la contraseña. Cada envío anula los enlaces anteriores. Todas las personas, el proveedor incluido, también pueden pedir ese enlace por sí mismas con «¿Olvidó su contraseña?», en el «Acceso del personal». La clave de una cuenta de pantallas se cambia en su ficha: pulse «Editar» y escriba la nueva en «Nueva contraseña (opcional)», que solo aparece dentro de «Editar».

Verificación en dos pasos

• La ficha de cada persona indica si tiene la «Verificación en dos pasos» activada o desactivada, lo que permite comprobar quién falta cuando la clínica la exige.
• Solo cada persona puede activar la suya, ya que requiere escanear un código con su teléfono: en la ficha propia se activa allí mismo; en las demás se muestra el estado.
• Si alguien perdió el teléfono y sus códigos de respaldo: en su ficha, pulse «Quitar la verificación en dos pasos». La confirmación explica lo que pasa —su app autenticadora y sus códigos de respaldo dejan de servir, se cierran todas sus sesiones abiertas y, si la clínica la exige, tendrá que volver a configurarla al entrar— y pide su propia contraseña; después pulse «Sí, quitarla». La persona recibe un correo que se lo avisa, y el cambio queda en la bitácora de actividad. Hágalo solo si confirmó, por otra vía, que es esa persona quien lo pide.
• Ese botón solo aparece en la ficha de otra persona que tiene la verificación activada, también la de otra persona de la administración. La propia se quita con un código de la app («Desactivar 2FA»); si quien administra perdió también su teléfono y sus códigos, se la quita otra persona de la administración o el equipo de Your Clinic Heart.
• Las cuentas de pantalla no usan verificación en dos pasos.

Consideraciones

• La clínica nunca ve ni envía contraseñas: solo reenvía la invitación o un enlace de restablecimiento.
• Todas las cuentas entran por el «Acceso del personal» de la clínica: las personas con su correo y las pantallas con su nombre de usuario.
• La sesión de una persona dura la jornada, con un máximo de 14 horas, y avisa antes de cerrarse; la de un aparato dura 7 días.
• Los cambios de acceso son inmediatos: desactivar una cuenta, cambiar su rol o su clave, enviarle un enlace de acceso o quitarle la verificación en dos pasos cierra la sesión que tenga abierta.
• Mientras la clínica no esté activada, no se envían invitaciones: la pantalla solicita también una contraseña para las cuentas de persona, salvo la de un proveedor, que recibe su correo de bienvenida y entra a su pantalla una vez activada la clínica.