Horario de la oficina y días de cierre

Propósito

Define el horario de la oficina y los días en que la clínica no atiende (feriados, vacaciones, reuniones de personal). El horario de la oficina es el límite de la clínica: el horario de cada proveedor queda dentro de él, y un día cerrado no ofrece citas con ningún proveedor.

Ubicación

«Panel de administración» → «Configuración de la clínica» → «Agenda y disponibilidad» → «Horario y días de cierre». Un aviso en la parte superior recuerda que estos cambios afectan cuántos pacientes caben al día, con un enlace a Cupos.

Horario de la oficina

1. En «Horario de la oficina», lo guardado se lee como un resumen de solo lectura de la semana, por ejemplo «Lun–Vie 8:00 AM – 5:00 PM · Sáb y Dom cerrado», con «✓ Guardado» y el botón «Editar». Pulse «Editar» para abrir los días con lo guardado. Si todavía no hay horario guardado, los días aparecen ya abiertos, con uno de lunes a viernes para empezar, y la pantalla lo indica.
2. Marque cada día que la clínica abre e indique su hora de inicio y de fin. Los días sin marcar aparecen como «Cerrado».
3. Pulse «Guardar horario», o «Cancelar» para descartar lo escrito sin cambiar nada. Tras guardar, la pantalla permanece abierta y el resumen muestra el horario nuevo con «✓ Guardado ahora».

El horario de cada proveedor se recorta a estas horas: fuera de ellas no se ofrecen citas, aunque el itinerario del proveedor las incluya, y un día «Cerrado» no ofrece ninguna. Este horario es también el que se publica en el website de la clínica. Si al modificarlo quedan fuera citas ya reservadas, antes de guardar el sistema indica cuántas y solicita confirmación; al confirmar, esas citas pasan a «Citas por reubicar», sin cargo posible, igual que al cerrar un día. Las que vuelvan a caber salen solas de esa lista.

Carga de feriados

1. En «Feriados de Puerto Rico», abra la lista de feriados.
2. La lista muestra los feriados oficiales desde hoy hasta el final del año siguiente. Los que caen entre semana aparecen marcados; los de fin de semana, sin marcar.
3. Desmarque los feriados en que la clínica atiende.
4. Pulse el botón para añadir los feriados marcados.

El sistema no cierra ningún feriado por sí solo. Los que ya están cerrados aparecen como tales y no pueden marcarse de nuevo, por lo que no se duplican. En el calendario, los feriados aún no cargados aparecen punteados, con su nombre.

Cierres propios

1. En el calendario del mes, pulse el primer día y después el último del cierre; también se marcan los días intermedios. Para un solo día, púlselo y seleccione «Cerrar este día».
2. Escriba el nombre del cierre (obligatorio): aparece en el calendario y en la lista.
3. Confirme el cierre. Un cierre admite hasta 60 días consecutivos; para un periodo mayor, divídalo en dos.

Si alguno de los días ya estaba cerrado, solo se añaden los que faltan, sin cambiar el nombre de los existentes. Los días cerrados aparecen rayados en el calendario, y debajo se muestra la lista de los próximos cierres, con los días consecutivos de un mismo cierre agrupados en una línea.

Días con citas reservadas

• Antes de guardar un cierre, o la carga de feriados, el sistema indica cuántas citas ya reservadas caen en esos días y solicita confirmación.
• Al confirmar, esas citas pasan a «Citas por reubicar» de recepción. Quedan sin cargo posible (no se les puede cobrar el no-show ni la cancelación tardía) y el paciente recibe el aviso de que debe cambiar su cita, si la clínica tiene ese mensaje activado.

Reapertura de un día

• Pulse un día cerrado para ver su nombre y quitarlo; si forma parte de un cierre de varios días, puede quitar el cierre completo. También puede quitarlo desde la lista.
• El día vuelve a ofrecer citas, y las que estaban en «Citas por reubicar» por ese cierre regresan automáticamente a la agenda si ya caben.

Consideraciones

• Un día cerrado afecta a todos los proveedores. Los días libres u horarios especiales de un solo proveedor se configuran en el calendario de su ficha, en «Proveedores», que tiene su propia guía.
• La lista de feriados llega hasta el final del año siguiente; al abrirla más adelante, ofrece los que falten.
• En la «Agenda de Citas» del mes, los días cerrados aparecen como «Cerrado».
• En «Qué falta por configurar», el paso «Días feriados y cierres» se considera completado con al menos un día cerrado por venir, o al confirmar «Mi clínica no cierra en feriados».