Proveedor ausente: marcarlo fuera y reubicar sus citas

Propósito

Cuando un proveedor no puede acudir, recepción lo marca fuera para las fechas afectadas. Su agenda deja de ofrecer horas, sus citas pasan a «Citas por reubicar» y ningún paciente afectado recibe cargos.

Ubicación

Pantalla de Recepción → columna «Agendar y pacientes» → «Proveedor fuera (emergencia)» → «Abrir». Recepción puede hacerlo sin intervención de la administración, que dispone de la misma función en su pestaña «Recepción».

Procedimiento

1. En «Proveedor», seleccione al proveedor ausente.
2. Indique las fechas en «Desde» y «Hasta». Ambas comienzan en la fecha del día; para un solo día, deje la misma fecha en las dos.
3. Opcionalmente, escriba un motivo breve (por ejemplo, enfermedad). Solo lo ve el personal, en la lista de citas por reubicar; no se comunica al paciente.
4. Pulse Marcar fuera. El sistema indica cuántos días se desactivarán y solicita confirmación: pulse Sí, marcar fuera, o «No» para cancelar.
5. El sistema informa cuántas citas pasaron a la lista de reubicación, sin cargo. Los días marcados quedan listados sobre el formulario, cada uno con «Deshacer».
6. Abra «Pendientes de hoy» → «Otras listas» → «Citas por reubicar». Cada fila muestra el paciente y su teléfono, la fecha, la hora, el tipo de cita, el proveedor y el motivo. Comuníquese con cada paciente y resuelva la cita:

• «Reubicar» muestra los horarios disponibles del mismo proveedor, para el mismo tipo de cita y plan, incluidos los del día. Seleccione una hora y pulse Reubicar en esta hora, o use Automático (lo más pronto), que toma el primer horario libre tras confirmar. Solo cancelar la vieja cancela la cita sin asignar otra, sin cargo.
• «Dejar» mantiene la cita original y la retira de la lista.

Efectos sobre las citas

• Solo se trasladan las citas que aún no han llegado a su hora.
• Las citas trasladadas quedan marcadas «Sin cargo posible»: no generan cargo por no-show ni por cancelación tardía.
• Si el aviso correspondiente está activo en «Mensajes a pacientes», el paciente recibe un mensaje indicando que debe cambiar su cita, con un enlace para escoger otra fecha. Marcar de nuevo al mismo proveedor el mismo día no repite el aviso.
• Mientras la cita esté en la lista no se envían recordatorios de la fecha original, y el paciente no puede confirmarla desde su portal, desde la página de la cita ni respondiendo SI. Si lo intenta, la fila muestra «El paciente respondió»; conviene llamarle primero.
• En «Por llegar», las citas del día afectadas indican que están en «Citas por reubicar» y no ofrecen «Marcar no-show».
• Al reubicar, la cita nueva se crea y la anterior se cancela en un solo paso; la nueva conserva los requerimientos de preparación y el paciente recibe su confirmación. «Dejar» restablece los recordatorios y envía el que se omitió.
• El paciente también puede cambiar la cita desde su portal o desde el enlace del aviso; en ese caso, la cita anterior sale de la lista y el paciente recibe la confirmación de la cita nueva, como en cualquier reserva.

Deshacer

Pulse «Deshacer» junto al día correspondiente en «Proveedor fuera (emergencia)». El proveedor recupera sus horas y las citas que todavía caben salen de «Citas por reubicar» como citas normales. La acción se aplica día por día. La lista incluye todos los días libres de los proveedores a partir de hoy, también los registrados en su calendario, y «Deshacer» los elimina igualmente: verifique el proveedor y la fecha antes de pulsarlo. Las citas ya reubicadas o canceladas no se modifican, y las de un día que la clínica mantenga cerrado permanecen en la lista. No se envía ningún mensaje al paciente.

Consideraciones

• Si la hora de una cita de la lista ya pasó, «Dejar» no está disponible: la cita debe reubicarse o cancelarse sin fecha nueva, sin cargo.
• Las ausencias previstas (días libres, vacaciones) se registran en el calendario del proveedor: la administración en «Proveedores» («Calendario» por fecha) y el proveedor en «Mi configuración». Antes de guardar, el sistema indica cuántas citas quedan fuera y las envía a la misma lista, sin cargo.
• El cierre de toda la clínica (feriados o cierres propios) lo configura la administración en «Horario y días de cierre», que tiene su propia guía.