Códigos de cita especial

Propósito

Un código de cita especial abre una cita adicional al final de cada día que atiende su proveedor, a la misma hora que la última cita, aunque el día esté lleno. Está pensado para familiares o amistades del proveedor o de la clínica y no ocupa ningún espacio de los demás pacientes.

Ubicación

«Panel de administración» → «Configuración de la clínica» → «Agenda y disponibilidad» → «Códigos de cita especial». La pantalla tiene tres secciones: «Crear un código», «Los códigos» y «Citas especiales por día».

Procedimiento

1. En «Crear un código», pulse «+ Código».
2. Seleccione el «Proveedor».
3. Marque los «Tipos de cita» a los que aplica el código. Solo aparecen los que ese proveedor ofrece y pueden reservarse por internet.
4. En «Para quién es», escriba un nombre corto que permita reconocer el código (máximo 60 caracteres). No incluya información de salud ni motivos de consulta.
5. Pulse el botón de crear. El sistema genera un código de 5 letras y números (por ejemplo, GH7PK).
6. Pulse «Copiar» y entregue el código a la persona.

Uso del código

• La persona reserva por internet como cualquier paciente y, en el paso de día y hora, escribe el código en «¿Tiene un código de cita especial?». Se acepta en minúsculas o con espacios.
• Con el código, la cita queda con el proveedor del código, y la hora especial de cada día aparece marcada como «Cita especial».
• Si el código no es válido o está desactivado, el sistema lo indica y el calendario no cambia.

Gestión de los códigos

• Para cada código se muestra su estado, el proveedor, los tipos de cita, para quién es, cuántas veces se ha usado y las próximas citas reservadas con él.
• Un código puede usarse tantas veces como sea necesario hasta que se desactive con «Desactivar». «Activar» lo vuelve a habilitar.
• Desactivar un código no cancela las citas ya reservadas con él.

Citas especiales por día

En «Citas especiales por día», cada proveedor tiene una línea de resumen con lo guardado (por ejemplo, «2 citas especiales al día»), «✓ Guardado» y su botón «Editar». Para cambiarlo, pulse «Editar» en la línea del proveedor, indique cuántas citas especiales caben cada día, además de su agenda normal (de 0 a 10), y pulse «Guardar»; «Cancelar» descarta lo escrito sin cambiar nada. Tras guardar, la línea muestra el número nuevo con «✓ Guardado ahora». Con 0, los códigos de ese proveedor no ofrecen ninguna cita, y la línea lo indica.

Consideraciones

• Las citas especiales no cuentan en los cupos ni en los topes del payer mix.
• Aparecen marcadas como «Cita especial» en la reserva y en los reportes.
• Solo se ofrecen en los días que atiende el proveedor: un código no abre días cerrados ni omite la antelación mínima para reservar.
• Cada proveedor puede crear sus propios códigos desde «Mi configuración». Los códigos que la administración crea para él aparecen en su pantalla, pero sin el código. El número de citas especiales por día lo fijan la administración, en «Citas especiales por día», y cada proveedor para su propia agenda, desde «Mi configuración»; a la administración le llega el aviso.
• El sistema limita los intentos de adivinar códigos.