Firma en línea de los acuerdos con Your Clinic Heart

Propósito

Permite a la clínica firmar en línea los dos acuerdos con Your Clinic Heart, el BAA y el acuerdo de servicio, en una página que se abre con el enlace del correo, sin usuario ni contraseña. Los acuerdos llegan ya cumplimentados y firmados por Romany, LLC, la empresa detrás de la marca Your Clinic Heart: la clínica revisa sus datos, lee el documento y firma escribiendo su nombre.

Recepción del enlace

• El enlace llega por correo, con el asunto «Documento para firmar:», el nombre del documento y el de la clínica, y el botón «Revisar y firmar».
• No es necesario entrar al sistema: la clínica puede no estar activa todavía y la persona que firma puede no tener cuenta. La llave es el enlace del correo.
• El enlace es personal, permite firmar una sola vez y vence a los 14 días. El correo indica la fecha exacta de vencimiento.

Contenido de la página

• En la parte superior, «Your Clinic Heart · Romany, LLC» y el selector de idioma ES | EN.
• La tarjeta «Documento para firmar», con el nombre del documento, su versión y «Enlace enviado a», seguido del correo al que llegó.
• La explicación: «Romany, LLC ya firmó este documento. Revise los datos de su entidad, corríjalos si hace falta, lea el documento y fírmelo al final de la página.».
• El aviso sobre el idioma: «El contrato está en inglés: es su versión legal. Las instrucciones de esta página están en español.».

Procedimiento

1. En «1. Datos de su entidad», revise «Nombre legal de la entidad», «Dirección para avisos», «Nombre de quien firma» y «Cargo de quien firma». En el BAA aparece también «Tipo de entidad», que se escribe en inglés, tal como figura en el contrato. Estos datos pueden corregirse: aparecen en el documento tal como se escriban.
2. A continuación, en 🔒 «Lo que no se cambia aquí», compruebe la «Fecha de vigencia» (si no figura ninguna, indica «el día de su firma»). En el acuerdo de servicio aparecen además «Suscripción», «Plazo inicial», «Renovación», «Setup», «Precio introductorio» y «Cargo por el servicio sobre lo cobrado al paciente». Si algún valor no es correcto, la página indica que no firme y que responda al correo con el que recibió el enlace.
3. En «2. El documento», lea el texto completo. Se actualiza automáticamente con los datos de la parte superior.
4. En «3. Firmar», marque las dos casillas: la de firma electrónica y la de autoridad para firmar en nombre de la entidad.
5. En «Escriba su nombre completo como firma», escriba el mismo nombre que figura en «Nombre de quien firma». No se tienen en cuenta las mayúsculas, los acentos ni los espacios adicionales.
6. Pulse «Firmar el documento». El botón no se activa hasta que estén completos todos los datos, marcadas las dos casillas y el nombre coincida. Se muestra «Firmando…» y, al terminar, la página pasa a indicar «Documento firmado».

La persona que firma debe tener facultad para obligar a la entidad: la página cita como ejemplos Presidente, Dueña o Administradora autorizada.

Después de la firma

• La página indica «Documento firmado», con la fecha, el nombre y el cargo de quien firmó, y que Romany, LLC lo había firmado previamente.
• «Descargar la copia firmada (PDF)» descarga la copia. Debajo figura la «Huella SHA-256 del PDF», que permite comprobar la autenticidad de la copia, y «Ver el documento firmado» muestra el texto.
• El mismo enlace permite descargar la copia durante 30 días más. No permite volver a firmar. Transcurrido ese plazo, la página indica «El enlace de descarga ya venció; su copia le llegó por correo.».
• Se envía un correo con el asunto «Firmado:», a la misma dirección que recibió el enlace. Incluye el PDF adjunto, con la hoja de certificado de la firma al final. La copia adjunta no vence.
• Los acuerdos firmados pueden consultarse después en «Tu cuenta: contratos y pago», en el panel de administración, con su copia descargable. Esa pantalla tiene su propia guía.
• La firma del BAA no activa la clínica por sí sola. La activación es un paso aparte que realiza Your Clinic Heart, y una clínica real no puede activarse sin su BAA firmado.
• Al firmarse el acuerdo de servicio, el «Cargo por el servicio sobre lo cobrado al paciente» que establece el acuerdo pasa a ser el que aplica el sistema.

Mensajes de la página

En lugar del documento, la página puede mostrar:

• «Este enlace no es válido»: es posible que se haya sustituido por uno más reciente o que el envío se haya anulado. Busque el correo más reciente o solicite uno nuevo respondiendo al correo con el que lo recibió.
• «Este enlace venció»: «Los enlaces de firma valen 14 días.». Solicite uno nuevo respondiendo al correo con el que lo recibió.
• «Este envío ya no está vigente»: el documento se anuló o se sustituyó por otro. Si recibió uno nuevo, utilice el enlace del correo más reciente.

Al pulsar «Firmar el documento» pueden aparecer estos avisos:

• «Marque las dos casillas para firmar.»
• «El nombre escrito como firma tiene que ser el de quien firma.»
• «Complete todos los datos de su entidad.»
• «El enlace venció. Pida uno nuevo.»
• «Este documento ya está firmado.» La página pasa automáticamente a mostrar el documento firmado.
• «Demasiados intentos. Espere unos minutos.»
• «No se pudo firmar. Inténtelo otra vez.»

Consideraciones

• Idioma: la página se abre en el idioma que eligió Your Clinic Heart al enviarla, salvo que en ese navegador ya se haya elegido otro. El selector ES | EN de la parte superior lo cambia solo en ese navegador. El contrato permanece en inglés.
• Constancia de la firma: se registran la fecha y la hora, la dirección IP y el navegador de quien firma, que figuran en la hoja de certificado al final del PDF. También se conserva el texto exacto de las dos casillas marcadas.
• Los valores de «Lo que no se cambia aquí» no pueden modificarse desde la página: el sistema solo acepta los datos de la entidad, aunque se intente enviar otra información.
• Un documento ya firmado no vuelve a enviarse para su firma, salvo que exista una versión nueva o, en el acuerdo de servicio, nuevos términos.
• La página no aparece en los buscadores y no contiene datos de pacientes: es un contrato entre la clínica y la compañía.