Cobros de no-show

Propósito

Pantalla de trabajo para cerrar las citas pasadas que quedaron sin resultado y gestionar los cargos por no-show y por cancelación tardía: cobrar, descartar, reembolsar, pasar a efectivo o perdonar. Ningún cargo se cobra automáticamente: se revisa antes, porque una falta puede deberse a la clínica.

Ubicación

Panel de administración → bloque «No-shows por revisar» → enlace al pie para ver todos los cargos (visible siempre). También desde el enlace situado al inicio de «Regla de no-shows y cobro».

Contenido

• Tarjetas: «Por marcar» (citas pasadas sin resultado), «Por cobrar» (cargos pendientes y su importe), «Por reintentar» (cobros que quedaron a medias), «Cobrado este mes» y, si hay balances en efectivo, «Por cobrar en la oficina».
• «No-shows por revisar»: citas pasadas sin llegada registrada.
• «Visitas sin cerrar»: pacientes que llegaron un día anterior, en recepción o en el kiosco, y cuya visita nadie cerró.
• «Cargos»: cargos por estado, con el paciente, el monto, la fecha y si corresponden a una inasistencia o a una cancelación tardía.

Procedimiento

1. Cierre las citas sin resultado. En «No-shows por revisar», pulse:

• «No-show»: crea el cargo pendiente si corresponde y suma una falta para la regla de bloqueo.
• «Excusado»: seleccione el motivo (avisó con motivo, error o cambio de la clínica, u otro). Sin cargo ni falta.
• «Sí vino»: la cita queda como asistida, sin cargo.
• «Se fue sin ver al proveedor»: solo aparece si el paciente estuvo ese día en la oficina por otra cita. Sin cargo ni falta.

Puede seleccionar varias citas a la vez.

1. Cierre las visitas pendientes. En «Visitas sin cerrar», seleccione «Se fue sin ver al proveedor», «Lo vio el proveedor» (faltó marcar la salida) o «La llegada fue un error» (la cita pasa a «No-shows por revisar»). Ninguna opción cobra ni suma faltas.
2. Decida cada cargo. En «Cargos», pulse «Cobrar» para cobrarlo a la tarjeta guardada o «Descartar» para que el paciente no sea cobrado. Ambas acciones piden confirmación y no pueden deshacerse. Puede procesar varios cargos a la vez. Los cobros que quedaron a medias se cuentan en «Por reintentar» y se reintentan con el botón de su fila en «Cargos».
3. Cargos sin tarjeta. Si el paciente indicó «No tengo tarjeta de crédito», pulse «Pasar a balance en efectivo»: el cargo queda como balance a pagar en la oficina, sin pasar por Stripe. Si una tarjeta se rechaza, la administración puede pasar el cargo a «En efectivo». Cuando el paciente pague, márquelo «Cobrado en efectivo»; la administración también puede «Perdonar» el balance, indicando el motivo.

• Si se marcó «Cobrado en efectivo» por error, pulse «Deshacer cobro» en esa fila: en la lista de «Cobrado este mes» o en los cargos de la ficha del paciente. El sistema pregunta «¿Por qué se deshace el cobro?»; escoger el motivo («Se marcó por error», «Era otro paciente», «No se recibió el dinero» u «Otro motivo») es la confirmación. El cargo vuelve a «Por cobrar en la oficina» y, hasta que lo pague, el paciente vuelve a no poder reservar por internet. Queda registrado quién lo deshizo, cuándo, por qué y quién lo había cobrado.

1. Reembolse si corresponde. Pulse la tarjeta «Cobrado este mes» (solo abre la lista si en el mes hay cargos cobrados), busque al paciente por nombre o teléfono y reembolse el cargo. También puede reembolsarse desde la ficha del paciente, en sus cargos. La acción pide confirmación y no puede deshacerse. Solo se reembolsan los cargos cobrados con tarjeta; lo «Cobrado en efectivo» no se devuelve desde el sistema.

Consideraciones

• Cobrar y descartar corresponden a la administración. Recepción puede marcar un balance «Cobrado en efectivo» y reembolsar hasta el «Límite de reembolso de recepción (USD)»; por encima, reembolsa la administración.
• «Deshacer cobro»: la administración, siempre; recepción, solo el mismo día en que se marcó el cobro. Pasado ese día, en lugar del botón aparece «Solo se puede deshacer el mismo día del cobro; pídelo a la administración.».
• Mientras el paciente deba un balance en efectivo, el portal no le permite reservar. El efectivo no lleva cargo por el servicio de la plataforma.
• Las citas que la clínica alteró (proveedor fuera, día cerrado o feriado, horario cambiado) nunca generan cargo: no aparecen en esta pantalla, que indica cuántas hay, y se cierran en «Citas por reubicar». Una cita que el proveedor movió desde su pantalla sí puede generar cargo.
• Si la cita procedía de un cambio hecho dentro de la ventana de cancelación, hereda la ventana de la cita original; la fila del cargo lo explica.
• Los pacientes con la llegada registrada no aparecen en «No-shows por revisar».
• Mientras la clínica no pueda cobrar con Stripe, pueden marcarse no-shows, pero no cobrarse; lo indica la pantalla o el propio «Cobrar».
• Toda acción de dinero pide confirmación y queda registrada en la «Bitácora de actividad».
• El monto del cargo y el límite de reembolso los fija cada clínica en «Regla de no-shows y cobro».