Acceso del personal y verificación en dos pasos

Propósito

Identifica a cada persona de la clínica con su propia cuenta y la lleva a la pantalla de su rol, protegiendo el acceso a la información de los pacientes. La verificación en dos pasos añade un segundo factor a la contraseña.

Ubicación

Dirección de entrada del personal de su clínica, que facilita la administración: pantalla «Acceso del personal», con la marca de la clínica. Es independiente del acceso de los pacientes.

Procedimiento

1. En «Acceso del personal», escriba su correo y su contraseña, y pulse Entrar.
2. Si su cuenta tiene verificación en dos pasos, escriba el código de 6 dígitos de su app autenticadora. Si no dispone del teléfono, puede usar uno de sus códigos de respaldo.
3. El sistema le lleva a la pantalla de su rol: recepción, a la «Pantalla de Recepción»; la administración, a su panel; el proveedor, a «Mi día en la clínica».

En la pantalla del código, «Usar otra cuenta» cancela el intento y vuelve al acceso, sin dejar la contraseña validada en el equipo.

Si no puede entrar

• Si los datos no son correctos, el sistema lo indica sin precisar cuál falla, y recuerda en qué clínica está entrando: cada cuenta solo funciona en la dirección de su clínica.
• Tras varios intentos fallidos, deberá esperar unos minutos; la pantalla indica cuántos.
• Mientras la clínica no esté activa, solo entra su administración, para configurarla. El acceso lo advierte.
• Si olvidó la contraseña, pulse «¿Olvidó su contraseña?» y escriba el correo de su cuenta. La respuesta es siempre la misma, exista o no el correo; si existe, recibirá un enlace para crear una contraseña nueva (revise también el correo no deseado). Funciona igual con una cuenta de proveedor. Su contraseña anterior sigue vigente mientras no use el enlace. El resto del proceso se describe en la guía de activación de la cuenta del personal.
• Si perdió el teléfono y también sus códigos de respaldo, pida a la administración de su clínica que le quite la verificación en dos pasos desde «Personal»; si usted es la administración, pídaselo a otra persona de la administración o al equipo de Your Clinic Heart. Recibirá un correo que se lo avisa, y las sesiones que tuviera abiertas se cierran. Al volver a entrar solo se le pide la contraseña; si la clínica exige la verificación, el sistema le pedirá configurarla de nuevo.

Activación de la verificación en dos pasos

1. Instale en su teléfono una app autenticadora (por ejemplo, Google Authenticator, Microsoft Authenticator o Authy).
2. En recepción, abra el menú de la cuenta (arriba a la derecha, con su nombre) y seleccione «Seguridad». Se abre «Seguridad de tu cuenta».
3. Pulse «Activar 2FA» y escanee el código QR con la app, o escriba a mano la clave que se muestra.
4. Escriba el código de 6 dígitos que muestra la app y confirme.
5. Guarde los códigos de respaldo: cada uno sirve una sola vez y permite entrar sin el teléfono. Puede copiarlos o imprimirlos; debe indicar que los guardó para terminar.

Con la verificación activa, la misma pantalla permite generar códigos de respaldo nuevos (los anteriores quedan anulados) o «Desactivar 2FA». Cada acción solicita un código de la app (para desactivar, también se admite uno de respaldo).

Sesión

• Se renueva mientras trabaja, con un máximo de 14 horas desde la entrada.
• Se cierra por inactividad según el tiempo que el operador de la plataforma fija para cada clínica. La actualización automática de la pantalla no cuenta como actividad.
• Dos minutos antes del cierre aparece una cuenta atrás con «Seguir conectado», que mantiene la sesión. Al cumplirse las 14 horas, la sesión se cierra igualmente.
• Al cerrarse, aparece «Tu sesión se cerró» y los datos de los pacientes se retiran de la pantalla. «Volver a entrar» lleva al acceso. La información no guardada debe escribirse de nuevo.
• Al terminar, cierre la sesión desde el menú de la cuenta, en especial en equipos compartidos.

Consideraciones

• La verificación en dos pasos solo afecta a la propia cuenta: nadie puede activarla por otra persona. Sí se puede quitar a quien perdió el teléfono y sus códigos de respaldo: lo hace la administración de la clínica (o, para la administración, el equipo de Your Clinic Heart).
• Si la clínica exige la verificación a todo el personal, quien no la tenga es dirigido a configurarla antes de usar el sistema. Los proveedores la configuran en la «Seguridad» de su pantalla; la administración, en su propia pantalla de seguridad.
• Las cuentas de las pantallas de la oficina entran con un nombre de usuario, no con un correo, no usan verificación en dos pasos y su sesión dura más.
• En el menú de la cuenta, «Centro de ayuda» abre estas guías en otra pestaña.
• Si abre la dirección de otra clínica con la sesión iniciada, el sistema le lleva a la misma pantalla de su clínica y le indica el motivo.