Enlace protegido con la información del referido

Propósito

Cuando la oficina envía la información del referido a un número que no es el del paciente, el enlace está protegido: antes de mostrar nada, solicita la fecha de nacimiento del paciente. De este modo, si el número se escribió mal, quien lo reciba no podrá abrir la información de la cita sin esa fecha.

Uso

En una cita que requiere referido, el paciente debe solicitarlo a su proveedor de cuidado primario (PCP), y el PCP necesita la información de la cita: la clínica, el proveedor, la especialidad, el NPI individual del proveedor y la fecha. En ocasiones esta gestión la realiza otra persona, por ejemplo un hijo. Este enlace está pensado para ese caso: llega al teléfono de esa persona, que lo abre con la fecha de nacimiento del paciente.

Ubicación y permisos

• El envío lo realiza la oficina, desde las citas del paciente: en la «Pantalla de Recepción», «Citas nuevas y buscar pacientes» → «Editar paciente activo»; busque al paciente y pulse «Citas». En «Citas de …», en «Próximas», la cita que requiere referido muestra un recuadro con «Imprimir información del referido» y «✉ Enviar enlace de la información del referido».
• Pueden enviarlo: la administración, siempre; recepción, si tiene marcada en «Personal» la opción «Puede editar la información de pacientes» (marcada de forma predeterminada).

Procedimiento: envío a otro número

1. Pulse «✉ Enviar enlace de la información del referido».
2. Seleccione «A otro número». La opción predeterminada es «Al teléfono del paciente», que envía a su teléfono el enlace habitual de su cita, sin protección.
3. Escriba el número en «Número» y de nuevo en «Escríbelo otra vez». La segunda casilla no admite pegar: el número debe teclearse. Debe ser un número de 10 dígitos de Puerto Rico o de EE. UU.
4. Lea el aviso: «A otro número el enlace pide la fecha de nacimiento del paciente antes de enseñar nada, por si el número está mal.».
5. Pulse «Enviar». El mensaje se envía por WhatsApp o, si ese número no dispone de WhatsApp, por SMS. El sistema indica el canal y el número, del que solo muestra los 4 últimos dígitos: «Enviado por WhatsApp al (•••) •••-» seguido de esas 4 cifras.

Mensajes de error al enviar

El sistema indica el motivo y no envía nada:

• «Los dos números no coinciden.»
• «Ese número no es válido (10 dígitos de PR o EE. UU.).»
• «Ya se envió varias veces en la última hora. Espera un rato antes de volver a enviarlo.»: se admite un máximo de 3 envíos por cita cada hora, incluidos los envíos al teléfono del paciente.
• «No se envió: ese número pidió no recibir mensajes (STOP).»
• «No se envió: los mensajes de la clínica están en pausa.»
• «Esta cita ya no está activa.»
• Si se seleccionó «Al teléfono del paciente» y el paciente no tiene teléfono: «El paciente no tiene teléfono en su ficha. Usa «A otro número».».

Contenido del mensaje

Se envía en el idioma del paciente. Indica que la cita de esa fecha requiere un referido, incluye el enlace y advierte que para abrirlo se necesita la fecha de nacimiento del paciente. No incluye el nombre del paciente, el proveedor ni la especialidad.

Lo que ve el destinatario

Una página sin logotipo y sin datos: no muestra el nombre del paciente, el de la clínica ni la fecha de la cita. Solo el título «Confirme la fecha de nacimiento» y el texto «Este enlace se envió a un número que no es el del paciente. Para ver la información de la cita, escriba la fecha de nacimiento del paciente.».

1. En «Fecha de nacimiento del paciente», escriba el día, el mes y el año, cada uno en su casilla («Día», «Mes», «Año»).
2. Pulse «Ver la información». Durante la comprobación se muestra «Comprobando…».
3. Con la fecha correcta, se abre la página de la cita: la misma que ve el paciente con su enlace, con su nombre y los datos de la cita (tiene su propia guía).
4. En el recuadro «Información para su referido», que se muestra mientras no haya pasado la hora de la cita, «Descargar información para el referido» descarga el documento para el PCP, con la clínica, el proveedor, la especialidad, el NPI individual del proveedor y la fecha.

Vigencia

• El enlace protegido es válido mientras la cita siga activa (reservada o confirmada) y vence unos días después de su fecha: los días de gracia que fija el operador de la plataforma (14, de forma predeterminada).
• Puede abrirse más de una vez. Cada vez solicita la fecha.
• La página de la cita que se abre con la fecha correcta es válida durante 2 horas. Después es necesario volver a pulsar el enlace del mensaje y escribir de nuevo la fecha.

Mensajes de error al abrir el enlace

• «Escriba la fecha completa (mes, día y año).»
• «Esa fecha no coincide. Revísela e intente otra vez.»
• «Demasiados intentos. Espere unos minutos o pida a la oficina que le envíe el enlace otra vez.»: aparece tras 5 intentos en 15 minutos con el mismo enlace.
• «Este enlace se cerró por demasiados intentos. Pida a la oficina que le envíe uno nuevo.»: tras 10 fechas incorrectas, el enlace se cierra de forma definitiva. La oficina debe enviar otro desde la cita.
• «Este enlace ya no sirve (venció o la cita cambió). Pida a la oficina que le envíe uno nuevo.»: el enlace venció, la cita ya no está activa, el enlace se cerró o se copió incompleto.

Consideraciones

• El envío al teléfono del paciente no lleva protección: el paciente recibe el enlace habitual de su cita.
• Este aviso no puede desactivarse en «Mensajes a pacientes»: no se envía de forma automática, sino que lo envía una persona deliberadamente.
• El idioma de la página es el del paciente, salvo que en ese teléfono ya se haya seleccionado otro. En la parte inferior, el selector de idioma permite cambiarlo, y el botón «Aa» aumenta el tamaño de la letra.