Términos y condiciones de la clínica

Propósito

«Términos y condiciones» es la página con la política de citas de cada clínica: la que el paciente acepta al reservar. Consta de dos partes: el texto que la clínica desee añadir y, a continuación, la política que el sistema aplica efectivamente, generada automáticamente a partir de la configuración de la clínica.

Ubicación

• En el website de la clínica, en el pie de página: «Términos y condiciones».
• Al reservar, en la casilla de la política de la clínica: «Ver detalles» abre la página en otra pestaña, para que el paciente no pierda la reserva.
• En «Marca y website», junto a la vista previa de los términos: «Abrir la página publicada».
• Dirección: la del website de la clínica seguida de /terminos (por ejemplo, yourclinicheart.com/<clínica>/terminos). Si la clínica tiene dominio propio, es su dominio seguido de /terminos.

La página es pública: no requiere iniciar sesión.

Contenido de la página

De arriba abajo:

• El logo y el nombre de la clínica. Si la clínica indicó que su logo ya incluye el nombre, este no se repite.
• El botón del otro idioma («English» o «Español»).
• El título «Términos y condiciones».
• El texto de la clínica, si lo hay, con sus títulos, viñetas, negritas y enlaces.
• «Política de citas y cancelaciones»: la parte que genera el sistema (véase la sección siguiente).
• Al final: «Esta política es de esta clínica. El servicio de software que la clínica usa tiene sus propios términos:», con el enlace «términos de la plataforma». Se trata de otros términos: los del servicio de software.
• «← Volver», que regresa al website de la clínica.
• El botón «Aa», para aumentar el tamaño de la letra.

Política de citas y cancelaciones

No se redacta manualmente: se genera a partir de la configuración de la clínica y se actualiza sola. Aparece siempre, aunque la clínica no haya escrito ningún texto. Los ejemplos siguientes corresponden a una clínica que cobra $10 y exige 48 horas, los valores que trae el sistema si la clínica no los modificó.

Si la clínica tiene activado el cargo por inasistencia, la página indica:

• Si no asiste a su cita y no avisa, se le cobrará $10.00.
• Si cancela con menos de 48 horas de anticipación, se le cobrará el mismo cargo de $10.00.
• Cancelar con más de 48 horas de anticipación no tiene ningún costo.
• «Al reservar se guarda una tarjeta para poder aplicar ese cargo. No se cobra nada al momento de reservar.». Esta línea solo aparece si la clínica tiene además los pagos conectados.
• «Los pacientes de … están exentos: no se les pide tarjeta ni se les cobra.», con el nombre de cada categoría de planes que la clínica marcó como exenta (por ejemplo, Plan Vital). Si no marcó ninguna, la línea no aparece.
• «Ningún cargo es automático: la oficina revisa cada caso antes de pasar la tarjeta.»
• «Este cargo no es el deducible de su plan médico. El deducible, si su plan lo requiere, se paga el día de la cita directamente en la oficina.»

Si la clínica no cobra, todo lo anterior se sustituye por una sola línea: «Esta clínica no cobra cargo por no asistir ni por cancelar tarde.».

En ambos casos, la página indica además:

• Cuántas ausencias sin aviso desactivan la reserva en línea (3, si la clínica no lo modificó) y que, en ese caso, debe llamarse a la oficina, con su teléfono. Si la clínica no tiene teléfono registrado, se indica su correo.
• El aviso sobre el celular compartido: responder SÍ o CAMBIAR por texto o WhatsApp se aplica a la cita más próxima de ese número, que puede ser la de otra persona que use el mismo celular. CANCELA funciona de otro modo: si el número tiene más de una cita, no cancela ninguna y responde con el enlace al portal. Para actuar sobre una cita concreta, lo seguro es el portal.

Texto de la clínica

Se redacta en «Marca y website», en «Términos y condiciones de la clínica» (el procedimiento figura en la guía de marca y website). Tenga en cuenta:

• No es necesario repetir la política: la pantalla lo recuerda. Si se cambia una regla en el sistema, la política se actualiza sola; el texto de la clínica, no.
• Sirve para las demás condiciones: llegadas tarde, acompañantes, documentos que traer, etc.
• Admite formato: los botones «Título», «Lista con viñetas», «Negrita» y «Enlace». Los enlaces solo aceptan direcciones que empiezan con https://, mailto: o tel:.
• Vista previa: debajo aparece «Vista previa — así se ve en tu página», con la misma tipografía que la página publicada.
• Si no se escribe nada, la página se publica igualmente, solo con la política.

Origen de cada dato de la política

Para modificar lo que indica la política, cambie la configuración, no el texto:

• El cargo (activado o no), el monto y el número de ausencias que desactivan la reserva: en «Regla de no-shows y cobro».
• Las horas de anticipación para cancelar sin costo: en «Reglas de operación».
• Las categorías exentas del cargo: en «Planes».
• Los pagos conectados: en «Regla de no-shows y cobro», con Stripe.
• El teléfono o el correo de la clínica: en «General».

Consideraciones

• Es la política que acepta el paciente: al reservar marca la casilla de la política, y «Ver detalles» lleva a esta página.
• Es de la clínica, no de la plataforma: el cargo y el plazo de cancelación los decide cada clínica.
• Idioma: la página se muestra en español, salvo que en ese navegador ya se haya elegido el inglés con el botón superior, que la cambia. Un enlace que termina en ?lang=en la abre en inglés.