Pantalla de recepción

Propósito

Reúne en una sola pantalla el trabajo diario del mostrador: el resumen del día, las llegadas, las listas de seguimiento, la creación de citas y la búsqueda de pacientes. Se actualiza sola, sin necesidad de recargarla.

Ubicación

Es la pantalla inicial de las cuentas de recepción («Pantalla de Recepción»). La administración dispone de la misma pantalla, con las mismas funciones, en su pestaña «Recepción». La primera vez se muestra una guía breve de cuatro pasos («¡Bienvenida a Recepción!»), que puede omitirse con «Saltar» y volver a verse desde el menú de la cuenta.

Cabecera

• «➕ Nueva cita»: abre «Crear nueva cita».
• «Hoja del día»: las citas del día en una página, para repasarlas o imprimirlas.
• «Lista de pacientes»: todos los pacientes de la clínica, con filtros.
• «Actualizado hace X s»: antigüedad de la información mostrada. La pantalla se actualiza cada 45 segundos, de modo que los cambios de otro usuario aparecen en la siguiente actualización.
• La hora de la clínica y el menú de la cuenta, que incluye el «Centro de ayuda».

Resumen de hoy

• «Citas para hoy»: citas vigentes del día, sin las canceladas ni los no-shows.
• «Confirmadas»: citas confirmadas; registrar la llegada también confirma.
• «En sala de espera»: pacientes que llegaron y aún no han pasado a vitales. Cambia a ámbar o rojo cuando la sala se congestiona o una espera se prolonga, según los umbrales de «Reglas de operación».
• «Listos para pasar»: pacientes con el setup completo, incluidos también en «En sala de espera».
• «Terminaron», «Por llegar» y «Nuevos (por llegar)» (primeras visitas que aún no han llegado).

Debajo, plegado, «Cupos del día» indica cuántos pacientes más caben hoy con cada proveedor y qué topes están llenos. El número de topes llenos permanece visible aunque el bloque esté plegado, y se puede consultar otra fecha.

Columna «Pendientes de hoy»

• «Llegadas de hoy», en tres bloques: «Listos para pasar» (por tiempo de espera), «En sala de espera — hacer setup» y «Por llegar». Pasada la hora de una cita, la fila cambia a ámbar («Va tarde») y después a rojo, momento en que se ofrece «Marcar no-show». El registro de llegada y el no-show tienen su propia guía.
• «Otras listas», plegado, con el total de pendientes. Solo se muestran las listas con contenido: «Lista de llamar (sin confirmar)», «Citas por reubicar», «Lista de espera» (el plan médico de la ficha de cada paciente —«Plan:» y su nombre, «Pago propio» o «Sin plan en la ficha»—, lo que pidió —«Quiere: lo antes posible» o sus días—, «Avisarle que hay citas», que le manda el aviso con el enlace para reservar, y «Asignarle una cita», que abre «Crear nueva cita» con ese paciente para escogerle la cita: se le guarda hasta 24 horas —o hasta una hora antes de la cita, si es antes— y le llega un aviso para que la acepte o diga que no; si ya tiene una cita que no puede convivir con la nueva, se le asigna igual y, si la acepta, esa se cancela (sin cargo) y la nueva la reemplaza —el asistente y la fila lo dicen—; mientras tanto la fila dice la cita asignada y hasta cuándo espera respuesta, con «Aceptó por teléfono» y «Dijo que no» para apuntar lo que conteste si llama, y «Reenviar el aviso» para mandárselo otra vez si no le llegó (la línea del aviso dice por dónde salió, o por qué no); arriba, cómo funciona el aviso automático), «Sin tarjeta en el sistema» (citas próximas de pacientes sin tarjeta guardada, cuando la clínica la requiere, para reenviarles el aviso o llamarles), «Bloqueados por avisar» (pacientes bloqueados por la administración, por no-shows o manualmente), «Preparar en el EHR» (pacientes del próximo día de apertura sin número de récord; una cita asignada desde la lista de espera no sale mientras espera respuesta, y entra cuando el paciente la acepta) y, si la clínica tiene conexión automática con su expediente electrónico, las tareas que esa conexión no pudo completar. Si no hay pendientes, la columna lo indica.

Columna «Agendar y pacientes»

• «En la oficina (van a salir)»: pacientes en vitales o con el proveedor. Desde aquí se asigna la «Próxima cita» y se registra «Salió» (solo con el proveedor) o «Se fue sin ver al proveedor» (sin cargo).
• «Citas nuevas y buscar pacientes», plegado: «Crear nueva cita» (búsqueda por teléfono, últimos 4 dígitos o nombre, y registro de pacientes nuevos) y «Editar paciente activo» (búsqueda por teléfono, nombre, número de récord o fecha de nacimiento, para corregir la ficha, verificar el teléfono o crear una cita).
• Las solicitudes de cambio enviadas por los pacientes desde su portal (plan, teléfono o fecha de nacimiento), para aprobarlas o rechazarlas, cuando las hay.
• «Proveedor fuera (emergencia)», plegado, para cuando un proveedor no puede acudir (véase su guía).

Consideraciones

• La ficha del paciente indica «No recibe mensajes» si respondió STOP y «Sin tarjeta» si declaró no tener tarjeta. Un balance pendiente en efectivo se registra con «Cobrado en efectivo»; si se marcó por error, «Deshacer cobro» en los cargos de la ficha lo devuelve a «Por cobrar en la oficina» (recepción, solo el mismo día del cobro; después, la administración).
• El botón «Cambiar el tamaño de letra» permite agrandar el texto. En pantallas estrechas, las dos columnas se muestran una debajo de otra.
• Tras un periodo de inactividad que el operador de la plataforma fija para cada clínica, la sesión avisa con una cuenta atrás y «Seguir conectado». Al cerrarse, retira de la pantalla los datos de los pacientes y es necesario volver a entrar.