Avisos a mi equipo

Propósito

Configura los reportes automáticos que la clínica envía a su propio personal: proveedores, administración y recepción. Es independiente de los mensajes a los pacientes, que se gestionan en «Mensajes a pacientes».

Ubicación

«Panel de administración» → «Configuración de la clínica» → «Comunicación» → «Avisos a mi equipo». Disponible solo para la administración.

En la parte superior figuran tres indicadores: reportes generados para el personal en los últimos 30 días y, en el momento actual, reportes activos y personas del equipo escogidas en algún reporte. Debajo aparece la lista de reportes de la clínica, vacía hasta que se crea el primero.

Tipos de reporte

• «Reporte diario al proveedor»: a cada proveedor, el enlace de sus citas del día y sus tiempos.
• «Reporte semanal al proveedor»: el resumen de su semana.
• «Resumen diario al admin»: al cierre del día, no-shows, ocupación y cobros.
• «Resumen semanal al admin»: tendencias y los próximos días con mucho pago bajo.
• «Lista de llamadas a recepción»: cuántas citas quedan por confirmar por teléfono, con el enlace a la pantalla de recepción. No se envía los días sin llamadas pendientes.

Procedimiento

1. En Añadir un reporte, seleccione el tipo. El reporte aparece de inmediato en la lista, apagado, y su ficha se abre sola con los campos ya abiertos para editar.
2. Indique:

• un nombre, opcional, para distinguirlo de otros del mismo tipo;
• la Frecuencia: diaria, semanal (con el día de la semana) o mensual (con el día del mes, del 1 al 28);
• la hora de envío en Enviar a las, en la hora de la clínica;
• el Canal: deje Email, ya que los reportes se envían por correo;
• el Destinatario (véase la sección siguiente).

1. Marque Activo y pulse Guardar. La ficha pasa a su resumen, con «✓ Guardado ahora». Si pulsa Cancelar en lugar de guardar, el reporte se queda en la lista tal como se creó: apagado.

Destinatarios

• Los dos reportes al proveedor llegan a cada proveedor, cada uno con lo suyo, al correo de su ficha.
• Los resúmenes al admin y la lista de llamadas pueden enviarse de forma automática por rol (administradores o recepción), a Personas del equipo (cuentas activas del personal con correo) o a otra dirección de correo.
• Las personas del equipo se guardan como cuentas, no como correos: si una persona cambia su correo, el reporte le sigue llegando; si su cuenta se desactiva, deja de recibirlo.
• Un reporte dirigido a personas del equipo no puede activarse sin escoger al menos una; el sistema lo indica y no guarda. Si más adelante se queda sin ninguna, deja de enviarse: nunca pasa a enviarse al rol completo.

Revisión y cambios

• La cabecera de cada ficha muestra lo guardado: nombre, frecuencia, hora, destinatario y estado (activo o apagado). Si la ficha tiene cambios sin guardar, la cabecera lo indica hasta que se pulse Guardar.
• Al abrir una ficha ya guardada, lo guardado se lee como un resumen: primero si sale o no («Activo: se envía» o «Apagado: no se envía»), y después Cuándo (la frecuencia y la hora de envío), el Canal y el Destinatario, con «✓ Guardado» y su botón Editar.
• Para cambiar un reporte, pulse Editar: se abren sus campos. Pulse Guardar para guardar los cambios o Cancelar para descartarlos sin cambiar nada. Tras guardar, la ficha vuelve a su resumen con los valores nuevos y «✓ Guardado ahora».
• Vista previa muestra el reporte tal como saldría ese día y a quién iría, sin enviar nada. Está disponible en el resumen y también al editar.
• Eliminar está dentro de Editar y solicita confirmación en la propia ficha. El reporte eliminado deja de enviarse y no puede recuperarse.
• Para suspender un reporte sin perderlo, pulse Editar, desmarque Activo y guarde.

Consideraciones

• Puede haber varios reportes del mismo tipo, cada uno con su hora y su destinatario.
• Los reportes son agregados y no identifican a los pacientes: números, promedios y tendencias, nunca listas con nombres por correo.
• Los reportes que se envían, su frecuencia, su hora y sus destinatarios los define cada clínica.
• Los envíos al personal pueden consultarse en «Historial de envíos».