Reportes

Propósito

Tablero de reportes de la clínica, filtrable por fechas, proveedor y tipo de cita y organizado en pestañas. Todos los datos se presentan agregados, sin nombres de pacientes, y pueden imprimirse o enviarse por correo.

Ubicación

Panel de administración → sección «Reportes» → enlace para ver todos los reportes. Disponible solo para la administración.

Procedimiento

1. Pulse el botón del rango de fechas, en la parte superior. Por defecto se muestran los últimos 30 días.
2. Seleccione un atajo, que se aplica de inmediato: últimos 7 días, «Últimos 30 días», «Este mes», «Mes anterior» o «Todo el historial».
3. O bien indique «Desde», «Hasta», «Proveedor» y «Tipo de cita» (nuevo, seguimiento u otro) y aplique el filtro. Mientras se carga el reporte nuevo, el anterior aparece atenuado.
4. Seleccione la pestaña que desea consultar. Al cambiar el filtro, la pestaña abierta se conserva.

Contenido de las pestañas

• «Resumen»: hallazgos en lenguaje llano que señalan acciones, los números clave del rango (citas, asistencias, no-shows, cancelaciones, excusadas, pacientes que se fueron sin ver al proveedor, nuevos y seguimientos, ingreso cobrado y anticipación de las reservas) y la tendencia semanal.
• «Reservas y no-show»: en «Protección de ingresos (cargos de no-show)», cobrado, pendiente de cobrar, no cobrado (no-shows sin cargo) y reembolsado; cargo por el servicio de la plataforma y neto; cobros con tarjeta y en efectivo por separado, cuando hubo efectivo. Debajo, por separado, «Pagos de visitas (pago propio)» (véase la sección siguiente). Después, ingreso por proveedor.
• «Payer mix»: arriba, los días con mucho pago bajo, si la clínica indicó en sus planes cuánto paga cada categoría; el porcentaje del aviso lo fija cada clínica en «Reglas de operación». Debajo, el payer mix de cada proveedor.
• «Operación»: ocupación (horas de agenda) y, debajo, los cupos del día en curso (tope de citas), con la explicación de la diferencia; citas especiales con código; no-shows por día de la semana; cancelaciones y no-shows por proveedor; anticipación de las cancelaciones; y «Cómo se agendaron las citas» (oficina o portal, y el portal por medio).
• «Flujo»: espera (de la llegada a pasar), tiempo dentro de la oficina y tiempo total, con el recorrido por tramos (vitales incluido), por proveedor y por hora del día. Los pacientes que se fueron sin ver al proveedor se cuentan aparte y no entran en los promedios.
• «Pacientes»: pacientes nuevos que regresaron, número de pacientes que asistieron y no tienen próxima cita, y nuevos frente a seguimientos por semana. Si en el rango hubo citas que requerían referido, indica cuántas trajeron la carta, cuántas no y en cuántas no se registró al llegar.
• «Por edad»: qué parte de las citas reservó en línea el propio paciente y qué parte agendó la oficina, y quién las confirmó, por franja de edad y por tipo de cita. Las franjas con muy pocos pacientes no muestran porcentaje.
• «Avisos»: mensajes enviados y fallidos, citas confirmadas, entrega por canal y «WhatsApp que no llegaron → salieron por SMS» (los WhatsApp que no le llegaron al paciente y por eso se le enviaron por SMS). Cuenta solo los avisos a pacientes; los avisos a su equipo y los códigos de verificación no cuentan.
• «Experiencia»: resultados de la encuesta posterior a la visita, por pregunta y por proveedor, y las sugerencias.
• «Website»: visitas, personas, clics en «Reservar», «Llegadas directas a Reservar» (llegadas por el enlace de un medio o el QR de una campaña, sin pasar por el website), rendimiento por medio y «Campañas». Se mide sin cookies y sin guardar la dirección IP.
• «Aprendizaje»: qué datos de la operación guarda la clínica (resultado de cada cita, tiempos, anticipación de las reservas y confirmación), con una alarma si alguno deja de registrarse.

Pagos de visitas (pago propio)

Sección de «Reservas y no-show» con lo cobrado en recepción por el precio de pago propio de cada tipo de cita.

• Se cuenta por el día en que se cobró, no por el día de la cita.
• Solo muestra totales: «Cobrado» y número de pagos, en total y por «Efectivo», «ATH Móvil» y «Tarjeta», y el «Cargo por el servicio de la plataforma», que corresponde solo a lo cobrado con tarjeta. El detalle de cada pago se consulta en recepción.
• Una línea indica el importe anulado y el reembolsado. Si algún cobro con tarjeta se hizo sin cargo por el servicio de la plataforma porque el acuerdo de servicio firmado no lo incluye para visitas, otra línea indica cuántos.
• Es independiente de los cargos de no-show y no se suma a ellos.
• Obedece al rango de fechas y al proveedor de la cita, pero no al filtro de tipo de cita. Si no hubo pagos en esas fechas, la sección lo indica.

El cobro en recepción tiene su propia guía.

Opciones del tablero

• «Personalizar»: muestra u oculta las tarjetas opcionales y guarda esa disposición para toda la clínica. Los hallazgos, el resumen ejecutivo y los resultados por proveedor se muestran siempre.
• Vistas guardadas: con un filtro o una pestaña seleccionados, puede guardar la vista con un nombre; conserva las fechas, el proveedor, el tipo de cita y la pestaña. Cada persona tiene sus propias vistas, hasta 12.
• «Imprimir / PDF»: imprime todas las pestañas, cada una en una página nueva.
• «Enviar por email»: escriba una o varias direcciones de correo, separadas por comas, para enviar un resumen de la vista con sus filtros, agregado y sin nombres de pacientes. Si el envío de correos aún no está activo, la pantalla lo indica.

Consideraciones

• El filtro de tipo de cita no se aplica a «Pacientes» ni a «Avisos», ni a la ocupación, la tendencia semanal o los pagos de visitas de pago propio. «Website» solo obedece al rango de fechas, y «Aprendizaje» no obedece a ningún filtro: cuenta todo el historial.
• Las sugerencias de la encuesta solo se consultan en pantalla: no se imprimen ni se incluyen en el correo. Las respuestas son anónimas; solo se muestran el nombre y el teléfono de quien pidió que la oficina le contactara.
• La ocupación mide horas de agenda; el cupo es un tope de cantidad de citas, y es el cupo el que impide agendar. Los cupos de «Operación» son siempre los del día en curso, no los del rango seleccionado.
• En «Cómo se agendaron las citas», una cita reprogramada cuenta una sola vez, con el origen de la reserva original.
• La pestaña abierta queda en la dirección de la página; al recargar, se mantiene.