Política de Privacidad

Your Clinic Heart es una marca de Socialogic (Romany, LLC) ("nosotros", "la plataforma"): una plataforma de gestión de citas e inteligencia operativa para clínicas de especialidad, operada por Socialogic. Cada clínica que usa la plataforma es responsable de los datos de sus pacientes; nosotros los procesamos en su nombre como su asociado de negocio (business associate) bajo HIPAA.

Recopilamos únicamente información administrativanecesaria para agendar y gestionar citas:

• Nombre, teléfono, correo electrónico y fecha de nacimiento.
• Plan médico y número de récord (asignado por la oficina).
• Citas, su estado y preferencias (idioma, canal de contacto).
• Token de tarjeta (a través de Stripe; nunca el número de tarjeta).
• Si pides una cita por internet cuando ya tienes una ficha con la clínica, hasta dónde llegaste en esa solicitud: si viste las horas disponibles (y cuántas había), si escogiste una, si llegaste al paso de la tarjeta y, si la tarjeta no pasó, el tipo de motivo que dio el banco (por ejemplo, «fondos insuficientes»; nunca los datos de la tarjeta), o qué impidió confirmarla (por ejemplo, que esa hora ya no estaba). Sirve para que la oficina sepa en qué paso te quedaste y pueda ayudarte a terminarla.

No guardamos información clínica (condiciones, diagnósticos, medicamentos, alergias, historial ni formularios clínicos). Eso vive en el expediente electrónico (EHR) de la clínica.

Aunque sea mínima, la información de que una persona tiene cita en una clínica de especialidad es información de salud protegida. La tratamos como tal: cifrada en reposo y en tránsito, con controles de acceso por rol y registros de auditoría. No incluimos PHI en URLs, registros técnicos ni herramientas de analítica.

• Agendar, confirmar, recordar, modificar y cancelar tus citas.
• Enviarte notificaciones por tu canal preferido (WhatsApp, SMS o correo).
• Si empezaste a pedir una cita y no la terminaste, y en el paso de tus datos nos diste permiso para escribirte sobre esa solicitud, enviarte un solo mensaje por WhatsApp o texto con el enlace para terminarla.
• Procesar el cargo por no-show cuando aplique (ver Términos).
• Generar reportes agregados y des-identificados para la administración de la clínica (sin listas de nombres).

No vendemos tu información. La compartimos solo con proveedores que la necesitan para operar el servicio:

• Alojamiento y base de datos (Fly.io) — aquí vive tu información, bajo Acuerdo de Asociado de Negocio (BAA).
• Pagos (Stripe) — para validar la tarjeta y cobrar no-shows.
• Mensajería — WhatsApp (Meta, por su Cloud API), mensajes de texto (Sinch) y correo electrónico (Mailgun). Reciben tu teléfono o tu correo para entregarte un aviso breve: la fecha y la hora de tu cita, el nombre corto de tu clínica (o «Your Clinic», si su nombre revela la especialidad o es demasiado largo) y, en algunos avisos, un enlace seguro que por sí solo no dice nada de ti. El correo puede llevar además el logo de la clínica y las instrucciones para prepararte que la clínica haya marcado para esa cita (por ejemplo, venir en ayunas o traer laboratorios). Nunca llevan tu nombre, el del proveedor que te atiende, la especialidad ni el motivo de tu cita; el detalle de tu cita lo sirve nuestra plataforma al abrir el enlace.
• El EHR de tu clínica — solo tus datos demográficos, y solo al momento del check-in en la oficina.

Al pedir una cita en línea te pedimos un solo permiso para los mensajes y, al confirmarla, la política de la clínica. No te enviamos mensajes promocionales.

• Los mensajes de tus citas, en el paso de tus datos. Es una casilla, antes de enviarte el código: el permiso para escribirte por WhatsApp, mensaje de texto o correo sobre tus citas —el código para verificar tu celular; la confirmación, los recordatorios y cualquier cambio de tus citas; un solo aviso para terminar tu solicitud si no la terminas; si te anotas en la lista de espera, un aviso cuando se abra un espacio; y una encuesta corta después de tu visita—. Sin ella no te enviamos el código, y puedes seguir igual con «Continuar sin verificar»; en ese caso te pedimos la misma casilla al confirmar la cita (obligatoria, TCPA), porque sin ella no te llegarían ni la confirmación ni los recordatorios. Si ya nos lo diste antes, no te lo volvemos a pedir. Puedes darte de baja cuando quieras respondiendo STOP.
• La política de la clínica (obligatoria). Sin marcarla no se completa la reserva. Dice lo que aplica a tu cita: si la clínica cobra y tu plan no está exento, el cargo por no asistir o por cancelar con menos horas de anticipación de las que fija la clínica; si reservas con «No tengo tarjeta de crédito», que ese cargo quedaría como balance a pagar en la oficina y que, mientras lo tengas pendiente, no podrás reservar por internet; y si no hay cargo (porque la clínica no cobra o tu plan está exento), solo su política de cancelación. Ese cargo no es el deducible de tu plan médico: el deducible, si tu plan lo requiere, se paga el día de la cita directamente en la oficina.

Si te registra la oficina, te leen ese mismo texto, y la política y los mensajes quedan aceptados de palabra; si no quieres mensajes, dilo y lo anotan en tu ficha.

Si tu ficha llegó a la clínica sin ninguna de estas aceptaciones (por ejemplo, traída del expediente electrónico de la clínica), no te enviamos avisos hasta que los autorices. Puedes hacerlo desde tu portal de paciente, en «Mis documentos».

Puedes darte de baja de los mensajes de WhatsApp y de texto respondiendo STOP en cualquier momento (y reactivarlos con START), y de los correos con el enlace para cancelar la suscripción. Responde HELP para ayuda. La frecuencia de mensajes varía según tus citas. Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos de tu operador.

Tu consentimiento para mensajes de texto y tu número móvil no se comparten con terceros ni afiliados para fines de mercadeo o promoción. Los mensajes se usan únicamente para lo que nombra ese permiso (los avisos de tus citas, un único aviso si dejas una solicitud de cita sin terminar, el de la lista de espera y la encuesta de tu visita) y para enviarte un código de verificación de un solo uso cuando lo pides: al escribir tu número al reservar, para confirmar que es tuyo, y para entrar a tu cuenta. Esos códigos vencen a los 10 minutos, se guardan cifrados y salen de un número distinto al de los avisos.

En la página informativa pública de la clínica (la que enseña servicios, horario y localización) contamos las visitas para saber cuánta gente la usa. Lo hacemos con nuestro propio sistema, y por eso podemos decir exactamente qué guarda: no guardamos tu dirección IP, no ponemos ninguna cookie y no mandamos nada a terceros. Solo queda el día, la sección que se miró, si fue desde teléfono o computadora, y de qué sitio o campaña llegaste — nunca quién eres.

Cuando reservas, contamos la llegada y los pasos del formulario. En el portal de reservas contamos que alguien llegó a la página de reservar desde un enlace —por ejemplo, el de un anuncio o el código QR de un afiche—: el día, de qué medio o campaña venía ese enlace, el idioma y si fue desde teléfono o computadora. Y, para saber en qué paso se queda quien no termina, contamos también hasta qué paso del formulario llegó cada visita antes de tener una ficha (abrir la reserva, el paso de los datos, pedir el código de verificación, ponerlo o seguir sin verificar) y qué tipo de aviso le mostró el formulario (por ejemplo, que ese teléfono ya está registrado). Con las mismas reglas de arriba: sin cookies, sin guardar tu dirección IP, nada de lo que escribas al reservar y nunca unido a tu cita ni a tu nombre; y si tu navegador pide «no me rastrees», nada de esto se cuenta. Lo que sí queda en tu ficha, una vez la tienes, es hasta dónde llegaste en tu solicitud (ver §2), para que la oficina pueda ayudarte a terminarla: eso no es medición del website, lo ve el personal de la clínica en tu ficha y no se le envía a ningún tercero. La página de tu cita y tu portal de paciente no llevan medición de ningún tipo, porque ahí lo que se vería ya no sería tráfico: sería que una persona concreta tiene una cita.

Lo único que tu cita guarda de cómo llegaste es una etiqueta de origen: el medio por el que llegaste a reservar y, si el enlace la traía, la campaña (por ejemplo, un anuncio en redes sociales o el código QR de un afiche), para que la clínica sepa qué le trae citas. Es solo esa etiqueta —nunca la dirección completa ni los identificadores que añaden las plataformas de anuncios—, la clínica la ve únicamente en totales y no se le envía a esas plataformas ni a ningún otro tercero.

Algunas clínicas activan además herramientas de publicidad (el píxel de Meta para Facebook e Instagram, el de TikTok, o las de Google) para sus anuncios. Cuando están activas, corren únicamente en esa página informativa y le informan a esa plataforma de la visita. Nunca corren en el portal de reservas, en la página de tu cita ni en tu portal de paciente, y nunca reciben tu nombre, tu teléfono ni ningún dato de tu cita.

Aplicamos aislamiento por clínica a nivel de base de datos (Row-Level Security), cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por rol y registros de auditoría. Ningún método es 100% infalible, pero seguimos prácticas alineadas con HIPAA.

Puedes solicitar acceso a tu información administrativa o su corrección contactando a tu clínica. Para solicitudes relacionadas con tu expediente clínico, comunícate directamente con la clínica.

Si crees que se ha vulnerado la privacidad de tu información de salud, puedes presentar una queja ante tu clínica o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud federal (HHS OCR). No tomaremos represalias por presentar una queja.

Si ocurre una brecha que afecte tu información de salud protegida, lo notificaremos a la clínica correspondiente sin demora indebida para que se te informe según lo requiere la Regla de Notificación de Brechas de HIPAA.

Conservamos tu información administrativa mientras seas paciente de la clínica y según lo requieran las leyes aplicables y los acuerdos con la clínica.

La plataforma es para adultos de 18 años o más.

Podemos actualizar esta política; publicaremos la versión vigente aquí. Para preguntas, escribe a hello@yourclinicheart.com.